La donación de colecciones personales: elemento invaluable en el desarrollo de colecciones

En colaboración con Eduardo Ruvalcaba

Una fuente importante para el desarrollo de las colecciones de una biblioteca la constituye la donación de colecciones personales. Gracias a la generosidad de aquellos que han coleccionado obras a lo largo de su vida  o de sus herederos que quieren preservarlas y hacerlas accesibles a otras personas, las bibliotecas se benefician de obras que, de otra manera sería difícil conseguir, por lo que nunca hay que decir no a una donación sino, negociar los mejores términos para el donante y para el donatario.

 

Si bien es cierto que muchas veces las colecciones personales incluyen obras que ya se tienen en el catálogo de la biblioteca, también es importante considerar que estos ejemplares pueden usarse para sustituir obras en mal estado por el uso o que se han perdido a lo largo de la vida de la biblioteca, así como el caso de los ejemplares que incluyen dedicatorias, anotaciones manuscritas o autógrafos de personajes relevantes. De igual manera, aquellos títulos que no existían en el acervo constituyen piezas valiosas que de esta forma se agregan a él. Muchos de los dueños de las colecciones tienen especial cuidado en que los ejemplares de sus bibliotecas estén bien encuadernados, tanto así que en ocasiones la encuadernación tiene un valor comercial superior al del libro mismo. Como bien se sabe, las bibliotecas difícilmente cuentan con recursos financieros suficientes para encuadernar todas sus obras por lo que, recibir obras encuadernadas es de gran valor en términos de su  preservación física.

 

Una de las peticiones frecuentes por parte de los donantes es que todos los títulos de una colección personal permanezcan agrupados en una sección especial, separados del acervo general, como un medio para identificar claramente la procedencia de ella, como ocurre  en los archivos. Sin embargo, para la biblioteca esto implica tener arreglos separados que dificultan el acceso al usuario. Por lo tanto, es necesario hacer ver al donante la utilidad que tiene que las obras se integren al acervo en la clasificación que corresponde a la materia de que tratan ya que, de esta manera, se favorece el uso de las mismas, que es el objetivo que persigue la biblioteca. Por otra parte, actualmente se puede cumplir el deseo de identificar una colección específica,  de una manera muy sencilla: colocar en el registro bibliográfico el nombre del donante, en un elemento recuperable, para que en cualquier momento se puedan identificar los títulos que han pertenecido a determinada persona, ya que esto tiene un valor importante para los estudiosos de un personaje o de un tema específico.

 

Tomando en consideración los costos que implican los procesos de catalogación, clasificación y preparación física de las obras, así como el espacio que ocuparán éstas  en la estantería, es necesario que las donaciones sean tratadas con las mismas políticas de selección y adquisición que se aplican a las compras. El rigor con el que se evalúe cada título asegurará que las obras que se integren no tengan que descartarse más adelante, con los costos que ésto implica y permitirá que haya un mayor aprovechamiento del mismo al integrarse a un conjunto de obras que son significativas para una comunidad dada su consistencia temática y nivel de tratamiento.  La biblioteca debe ser firme en este punto y no claudicar ante presiones personales, políticas o de otra índole.

Es conveniente contar por escrito con la política para aceptar donaciones, a fin de que quien quiera hacerlas se dé cuenta que está recibiendo el mismo trato que otros donantes y no de pie a malentendidos  cuando se le dice que no todo lo que done será integrado al acervo. Hacer énfasis en que la biblioteca se reserva el derecho de aceptar parcial o totalmente o rechazar  la donación propuesta, de acuerdo con sus políticas de desarrollo de colecciones y que, para su proceso, se seguirán las normas y sistemas establecidos por la biblioteca. Si esto provoca  que el donante desista, es mejor mantener la política que desviarse de ella, con el fin de asegurar el desarrollo armónico de la colección. A manera de ejemplo. Los Lineamientos para canje y donación de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas establecen que ésta se reserva las facultades de:

 

  1. Integrar a sus colecciones, con los sistemas generales de clasificación que usa, las obras que recibe en canje y donativo.
  2. No integrar a sus colecciones dichas obras cuando carecen de utilidad para los lectores usuales de la Biblioteca.
  3. Dar de baja las obras, integradas previamente a las colecciones, que hayan perdido tanto su utilidad como su valor de cambio en el mercado del libro.

 

Hay obras que, por sus características físicas, la Biblioteca habitualmente no acepta en donativo, por ejemplo, no recibe fotocopias de libros, en apego estricto a los derechos de autor. Para evitar riesgos de contagio al resto de la colección, tampoco recibe libros que muestren evidencia clara de la presencia de hongos u otros microorganismos.  Los  fascículos sueltos de revistas se reciben, siempre y cuando   contribuyan a completar colecciones. En el caso de documentos de archivo, se evalúa la pertinencia de integrarlos a nuestro programa de preservación cuando sean de interés general y se cuente con los permisos para su difusión. Las obras en formato digital sólo se aceptan cuando están en soporte en el que fueron editados originalmente (por ejemplo, disco compacto).

Generalmente, los donantes se sienten satisfechos cuando se les explica claramente el procedimiento que se sigue para identificar su colección, el destino que tendrán las obras que no se integren o la posibilidad de devolverlas para que él decida qué hacer con ellas.

Una vez que la colección es aceptada, el donante deja de tener derechos sobre ella, a menos que se establezcan convenios de comodato, lo cual tampoco es aconsejable. La biblioteca también se reserva el derecho para decidir la forma y el tiempo que los materiales serán prestados, encuadernados y la forma en cómo se preservarán, es decir, se aplicará lo establecido en el reglamento de servicios de la biblioteca.

 

Las bibliotecas que deciden recibir donaciones deben corresponder a esta confianza a través del procesamiento rápido de las obras, pues desalienta mucho la donación cuando se advierte que las obras terminan en una bodega donde se deterioran y nunca son puestos en servicio.

 

Al igual que la mayoría de las bibliotecas, la Biblioteca Daniel Cosío Villegas se ve favorecida todos los años con donativos, principalmente de libros impresos, provenientes de  particulares e instituciones. Los donativos van desde un ejemplar hasta miles de títulos. Gracias a estos donativos, la Biblioteca ha enriquecido su acervo de manera significativa a lo largo de sus más de setenta años de historia.

 

El personal de la Biblioteca lleva a cabo un proceso riguroso para determinar cuáles serán los ejemplares que se incorporarán a su acervo. En este proceso intervienen varias instancias. En un primer momento, se investiga a través del catálogo en línea si la Biblioteca ya cuenta con algún ejemplar del libro que recibe en donativo y, en segunda instancia, si ya hay ejemplares previamente adquiridos, se valora la necesidad de contar con un ejemplar adicional. El material que se descarta, derivado de este proceso, habitualmente beneficia a otras instituciones, porque se destina a su vez para donativos a otras bibliotecas que se encuentran en proceso de formación o que carecen de fondos económicos para la compra de libros.

 

Para dimensionar la importancia de las donaciones que la Biblioteca Daniel Cosío Villegas recibe anualmente, basta mencionar que en los últimos diez años ha integrado a su acervo 65,481 volúmenes impresos recibidos en donativo. Esto representa más del 60% de todo lo que la Biblioteca adquirió en ese periodo.

 

El prestigio de la institución, así como la calidad de las colecciones y servicios de la Biblioteca, contribuyen significativamente a que muchas personas e instituciones decidan entregar, en donativo, ejemplares impresos de libros que son de su propiedad o, incluso, de los cuales son autores. La Biblioteca Daniel Cosío Villegas agradece, a través de esta nota, a todas esas personas e instituciones que han contribuido al enriquecimiento de su acervo. Mencionamos a continuación, de manera especial, algunas colecciones personales sobre las que iremos dando a conocer su contenido en otras colaboraciones:

 

Celma Agüero, Alfonso Awed, Mercedes Barquet, Cedric Belfrage,  Mary Belfrage, Ramón Beteta, Frank F. Colón, Daniel Cosío Villegas, Susana Devalle, Javier Márquez Diez- Canedo, Eulalio Ferrer, Joaquín García Icazbalceta,Gunther Gerzso, Manuel Gollás, Blanco González, Genaro Guajardo, Palma Guillén, Celestino Herrera Frimont, Roberto Junco, Friedrich Katz, Dieter Koniecki, Carlos Krieger, Raimundo Lida, Francisco Lizcano Fernández, Eduardo Martínez, Carlos Medina Aullón, Carlos Mondragón, Luis Olivos, Carlos Pellicer, Nicolás Pizarro, Julieta Quilodrán, Santiago Quintana Pali, Raúl Reza, Carlos Roces, Adolfo Salazar, F. J. Santamaría, Tomás Segovia, Juan Simeón Vidarte, Rodolfo Stavenhagen, Kato Thesuro, Víctor L. Urquidi, Elena Urrutia, Eduardo Villaseñor, Víctor  L. Urquidi  y Miguel S. Wionczek.

Extendemos, nuestro reconocimiento a todas las instituciones y organizaciones que continuamente nos hacen llegar sus publicaciones en calidad de donativo y  a toda la comunidad COLMEX que siempre piensa en su Biblioteca para hacer llegar las obras que ellos reciben de colegas o de instituciones con las que tienen contacto.


Micaela Chávez Villa

Directora de la Biblioteca Daniel Cosío Villega de El Colegio de México. Desde 1990 ha dirigido diversos proyectos digitales dedicados a la difusión de recursos académicos. Ha hecho contribuciones significativas en el desarrollo de bibliotecas digitales en el país y es un miembro activo del Comité para el desarrollo del portal de Letras Mexicanas, de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, el Seminario de Adquisición de Materiales Latinoamericanos, la Red Amigos, el Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios y la Red Mexicana de Repositorios Institucionales.

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Directora de la Biblioteca Daniel Cosío Villega de El Colegio de México. Desde 1990 ha dirigido diversos proyectos digitales dedicados a la difusión de recursos académicos. Ha hecho contribuciones significativas en el desarrollo de bibliotecas digitales en el país y es un miembro activo del Comité para el desarrollo del portal de Letras Mexicanas, de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, el Seminario de Adquisición de Materiales Latinoamericanos, la Red Amigos, el Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios y la Red Mexicana de Repositorios Institucionales.

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2 Respuestas

  1. Felisa Herrador dice:

    Estimada Micaela y Eduardo, muchas gracias por compartir este tema tan importante que muchas veces no es considerado en las bibliotecas, además de ser muy claro.

  2. Muchas gracias por compartir, Micaela y Edaurdo. Grandes coincidencias.

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