Grupo 4. Análisis organizacional. Pte. 1: Organización

GRUPO 4. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL. Pte. 1:  Análisis Organizacional

Participantes: Noé Ángeles Escobar,  Heshmatallah Khorramzadeh, Alberto Santiago Martínez, Carolina Palacios Salinas, Álvaro Quijano Solís.

Introducción

En  “Diseñando el futuro de una biblioteca académica”, publicado en este blog, Micaela Chávez ya mencionaba la importancia que, para la BDCV, tiene el diseño de su futuro. Sostenía que “…la tecnología ha determinado los mayores cambios en la administración de la biblioteca académica y la ha obligado a adoptar enfoques distintos para enfrentar dichos cambios” .

En efecto, ya desde el cambio de siglo y con la irrupción de las denominadas tecnologías de la información y la comunicación (TIC’s), se venían experimentando nuevas tendencias en  el manejo de la información tal como lo concebíamos hasta entonces en las bibliotecas.

No hay duda que las TIC’s han tenido un gran impacto desde entonces, particularmente en los entornos de las bibliotecas universitarias. La popularización de Internet, las redes sociales y la proliferación de dispositivos móviles, aunadas a un mayor acceso a la información en línea y en texto completo, han sido factores que han determinado un cambio muy perceptible en la conducta de los usuarios.

Este entorno, si bien ya previsto, ha tenido un impacto determinante en el diseño del futuro de la BDCV y ha dejado su impronta en los planes de ésta y, sin duda, en el rubro de la adecuación de la organización a los nuevos tiempos.  La identificación sistémica de los factores que interactúan desde entonces en su cotidianeidad y que, de repente, nos parecían muy complejos, encontraron la posibilidad de ser discernidos grupalmente, en un ejercicio de planeación estratégica.

De esta manera,  se conformaron varios grupos de trabajo, como ya ha sido explicado por la propia Micaela Chávez. El Grupo 4, se abocó a la búsqueda de bibliografía que aportará elementos para discernir posibles respuestas a las preguntas:

  • ¿Cómo analizar si lo que estábamos haciendo estaba bien hecho?,
  • ¿Cómo hacer el análisis de una organización (en específico, de una biblioteca académica)?
  • ¿Cómo se define hacia el futuro lo que la BDCV tiene que ajustar para hacer su trabajo?

 

Como resultado de esta actividad se conformó una bibliografía comentada, que se presenta en tres grandes apartados:  I. Definiciones y literatura en general sobre organización, II. Estudios sobre la biblioteca como organización y III. Estudios sobre el futuro de las bibliotecas académicas (tendencias). Dada la extensión de la bibliografía, en esta entrada se consignan las referencias  relativas al primer apartado, es decir, sobre lo que es el análisis organizacional. Se recurrió sobre todo a definiciones en enciclopedias, diccionarios y obras generales sobre el tema. Se encontró que el concepto de análisis organizacional no está suficientemente establecido o arraigado como unívoco y puede estar haciéndose alusión a lo mismo pero desde una terminología diferente (lo que nos lleva, por conveniencia, a establecer un concepto adecuado para nuestro caso, que nos permita transitar, en el futuro, por las obras relevantes); de este modo, en la literatura puede estar referido como “desarrollo organizacional”  (se encontraron más artículos relacionados con bibliotecas que emplean este término) o “análisis organizacional” (sobre todo obras de tipo general) y también son relevantes los que tienen que ver con “cambio organizacional”. En el intento por precisar el término, se analizó la cobertura y los descriptores utilizados por el International Journal of Organizational Analysis, encontrando que abarcaba desde teoría organizacional hasta cambio organizacional, pasando por los términos en cuestión.

Como primer paso,  la revisión se centró en definiciones en enciclopedias, diccionarios y obras generales sobre el tema. Se encontró que el concepto de análisis organizacional no está suficientemente establecido o arraigado como unívoco y puede estar haciéndose alusión a lo mismo pero desde una terminología diferente (lo que nos lleva, por conveniencia, a establecer un concepto adecuado para nuestro caso, que nos permita transitar, en el futuro, por las obras relevantes); de este modo, en la literatura puede estar referido como “desarrollo organizacional”  (se encontraron más artículos relacionados con bibliotecas que emplean este término) o “análisis organizacional” (sobre todo obras de tipo general) y también son relevantes los que tienen que ver con “cambio organizacional”. En el intento por precisar el término, se analizó la cobertura y los descriptores utilizados por el International Journal of Organizational Analysis, encontrando que abarcaba desde teoría organizacional hasta cambio organizacional, pasando por los términos en cuestión.

El grupo acordó no centrarse en estudios de caso, por la dificultad que éstos presentan para ser generalizables. Las búsquedas se hicieron sobre las bases de datos que posee la  Biblioteca y los documentos fueron seleccionados por las referencias que otras fuentes hacían a ellos. Una característica de la literatura presentada es que está escrita en inglés. Los documentos obtenidos reflejan, principalmente, la realidad norteamericana y, en un caso, la danesa. No hemos encontrado documentos que hablen de alguno de los términos buscados en la realidad de las bibliotecas, ni documentos generales en español que sean suficientemente relevantes sobre el tema organizacional.

 

  1. Definiciones y literatura en general sobre organización

Este apartado se organiza por definiciones y al final se incluyen las referencias citadas.

Ambiente organizacional: Se refiere a los fines y objetivos de la organización en el contexto de la forma en que se estructura la organización para aplicar la autoridad. En general, ésta puede ser una estructura jerárquica o  plana, o una matriz de gestión, (Zyngier, 2006 cit por Khosrow-Pour, M. 2006).

Análisis organizacional (AO): Se define como el análisis de procesos que se realiza de manera ordenada y sistemática (Rea Azpeitia, 1997, Encyclopædia Britannica, 2010). La AO

la utilizan los directivos de las instituciones para identificar problemas y soluciones, definir acciones a emprender, sean estas correctivas o de nueva implantación, jerarquizar y dar prioridades, definir estrategias y políticas operacionales, precisar objetivos y sentar las bases de un sistema de planeación-programación-evaluación. [Se le considera como] ejercicio de autoevaluación ligado a un esquema de planeación de una institución, ya que permite cubrir las fases de diagnóstico, definición de objetivos y estrategias, así como de las acciones y actividades que deban realizarse (Rea Azpeitia, 1997).

Este tipo de análisis puede ser aplicado en diferentes áreas, niveles administrativos, niveles orgánicos o funciones. Entre sus principales propósitos está: el análisis de la eficiencia administrativa, la identificación de cursos de acción y actividades que es necesario implementar (Rea Azpeitia, 1997).

Rea Azpeitia identifica las siguientes aproximaciones teóricas del  AO: a) Escuela Carnegie en la que se aplican principios generales de ciencias de la conducta, y que reconoce que los  humanos intentan ser racionales en su toma de decisiones; b) la aproximación del institucionalismo que se enfoca en la organización como un todo; y  c) la teoría de la contingencia que incluye el neoinstitucionalismo y la ecología organizacional.  Para Heil y Droege, el análisis organizacional, se centra en la planeación de la eficiencia de las actividades del personal, de acuerdo con ello comprende la identificación “de las relaciones y el comportamiento de los individuos dentro de las organizaciones” (2006).

Cambio Organizacional: Involucra el movimiento, a lo largo del tiempo, de la situación presente de una organización a otro estado futuro; que va desde un ajuste hasta la redirección estratégica. Este cambio implica, generalmente a las  tecnologías, del sistema administrativo, el capital humano y el enfoque de negocios. Existen diversos factores externos e internos que impulsan este cambio en la institución, algunos de los más importante son:

  • Crecimiento y expansión de la organización.
  • Globalización de mercados y la internacionalización de los negocios
  • Leyes gubernamentales y regulaciones.
  • Avances en la tecnología
  • Eventos políticos y sociales importantes.
  • Fluctuaciones en los ciclos de negocios.

Para Nieto Morales (2008), las rutinas pueden ser un obstáculo del cambio organizacional,  por lo que deben tratarse como elementos clave del cambio ya que reflejan las comprensiones y prácticas que tienen las personas para cumplir con su objetivo en la organización. El autor señala que las organizaciones son sistemas de ejercicio de poder entre los integrantes de la organización; por lo que la planeación del cambio debe tener en cuenta factores como: las dinámicas de relación entre sus miembros, las motivaciones y actitudes cambiantes del personal, la incertidumbre de la competencia y los conflictos al interior. El cambio organizacional debe conllevar al cambio del paradigma organizativo dominante, definido como el conjunto de conocimientos, valores y métodos –tecnologías, los marcos cognitivo-interpretativos, –esquemas mentales– que los individuos utilizan para guiar su percepción y dar significado a los objetos, acciones y comportamientos observados.

 

Desarrollo Organizacional (DO): Es “la aplicación sistemática de un conjunto de teorías, valores, estrategias y técnicas, basadas en las ciencias de la conducta, que se orientan al cambio planeado del trabajo con el propósito de aumentar el desarrollo de las personas y mejorar la eficacia y los logros de la organización, a través de la alteración de las conductas de los individuos en el trabajo” (Porras y Robertson, 1991).

La DO requiere la identificación de las variables que influyen en el comportamiento, las predisposiciones de los miembros de la organización, el tipo de tarea y las prácticas de organización formales. Esto porque el DO analiza las conductas deseables, las refuerza y las mantiene, hasta lograr su rutinización. Para ello debe 1) responder a las necesidades de cambio experimentadas por los miembros de la organización; 2) involucrar a los miembros en la planeación e implantación de los cambios; y por último debe tender a 3) cambiar la cultura de la organización (Drovetta y Guadagnini, 1995)

 

Modelos de análisis organizacional. Los modelos permite a los administradores determinar las variables cruciales en circunstancias particulares para lograr los resultados deseados. Los modelos organizacionales, típicamente se enfocan en la conducta, estructura o tecnología. Existen cuatro modelos generales de análisis organizacional: el racional (también denominado modelo clásico), el sistema natural (también denominado modelo participativo), el sociotécnico y el modelo cognitivo. (Smelser y Baltes, eds., 2001).

 

Organización. Unidad o conjunto social donde participan personas que se involucran entre sí para llevar a cabo un objetivo, metas, o resultados en forma controlada o coordinada, este objetivo, meta o resultado se considera valioso para las personas interesadas. También se le considera como el conjunto de relaciones que se establecen entre los miembros por lo que se conforman organizaciones formales e informales, (Khosrow-Pour, 2006; Koontz, 2008; Smelser y Balte, 2001)

 

Tipos de estructuras de planeación organizacional. La planeación organizacional involucra el diseño de una estructura organizacional para maximizar la eficiencia. Esto incluye la división en diferentes unidades, departamentos y equipos. Anterior a esta división los administradores deben considerar los objetivos, los obstáculos de los negocios así como las estructuras alternativas. Los administradores, generalmente, dividen a las organizaciones en diferentes unidades basados en alguno de los siguientes criterios: función, producto, clientes, localización geográfica, proceso, matriz.

 

  • Brache, A. P. (2001). How organizations work: Taking a holistic approach to enterprise health. New York: Wiley.
  • Drovetta, M. S. y Guadagnini, H. M. (1995). Diccionario de administración y ciencias afines.    México : Limusa/Noriega.
  • Heil, K. y Droege, S.B. (rev.) (2006). Organizational Analysis and Planning. En: Helms, M.M (ed.) Encyclopedia of Management. (5a ed.) Detroit: Gale. p. 617-620. Recuperado de Gale Virtual Reference Library: http://go.galegroup.com/ps/i.do?&id=GALE%7CCX3446300212&v=2.1&u=amigo03&it=r&p=GVRL&sw=w
  • Khosrow-Pour, M. (Ed.) (2006). Dictionary of information science and technology. Hershey, Pa.: Idea Group Reference. vol.2 (REF/020.3 D5544) p.499
  • Koontz, H. (2008). Administración : Una perspectiva global y empresarial. (13a ed.) México, D.F: McGraw-Hill Interamericana. (658/K828a/2008) p.204, 649
  • Nieto Morales, F. (2008). Las posibilidades del cambio: Exploraciones sobre cambio y rutinas organizacionales. México, D.F.: Épica.
  • Organizational analysis. (2010). En: Encyclopædia Britannica. Recuperado de: Encyclopædia Britannica Online: http://www.britannica.com/EBchecked/topic/1300508/organizational-analysis
  • Porras, J. I. y Robertson, P. J. (1991). Organization development : theory, research, and practice. Stanford: Graduate School of Business, Stanford University.
  • Rea Azpeitia, E. A. (1997). Análisis organizacional y distribución funcional de actividades en la administración de ingresos estatales. Guadalajara: INDETEC, 1997. (336.2 R2813a)
  • Smelser, N. J. y Baltes, P.B., (Eds) (2001) International encyclopedia of the social & behavioral sciences. Amsterdam, New York, N.Y.: Elsevier. Vol.16 (REF/303 In6121) p.10911

 

En un siguiente post compartiré la bibliografía anotada que fue compilada por este grupo sobre el segundo tema: la Biblioteca Académica como organización.

 


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Colaboraciones de otros autores sobre asuntos relacionados con el mundo del libro y la lectura, así como temáticas de interés para la Biblioteca.

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