El bibliotecario y la gestión administrativa

El bibliotecario y la gestión administrativa

 

“Por irónico que parezca, de la misma forma

que el miedo hace que suceda lo que uno

 teme, una intención obligada hace imposible

 lo que uno desea a la fuerza”[1]

 

Cualquier bibliotecario que invierta una cantidad suficiente de tiempo en la profesión, se desempeñe de manera sobresaliente y tenga ideas innovadoras, incrementa sus posibilidades de ser promovido a un puesto en el que tenga necesidad de aplicar habilidades y competencias gerenciales. Con estas promociones llegan tareas nuevas y variadas: capacitar personal, administrar presupuestos, escribir manuales de procedimientos y evaluar candidatos para nuevos puestos, entre otras. Estas tareas no son simples y requieren el desarrollo de habilidades y competencias para la gestión administrativa.

La mayoría de los bibliotecarios tiende a iniciar sus actividades dentro de la profesión con la idea de especializarse en algún área en particular de la biblioteca: referencia, desarrollo de colecciones, catalogación y clasificación, servicios, etc., de acuerdo con sus gustos o habilidades. Sólo después de algún tiempo, cuando se tiene que asumir un cargo directivo, nos damos cuenta de que debemos asumir responsabilidades administrativas.

Algunos bibliotecarios inician sus labores en la biblioteca con la intención de llegar a ser director o desempeñarse en tareas administrativas, de manera que tratan de distinguirse en la ejecución en estas tareas, lo cual puede llevarlos rápidamente a su meta pues su entusiasmo por las responsabilidades administrativas los ayudan a sobresalir.

Los bibliotecarios que no piensan llegar a ser administradores y más tarde se ven en la necesidad de desempeñar puestos administrativos necesitarán desarrollar tanto el entusiasmo como las aptitudes para la administración, al igual que los que entraron en la gerencia como se lo  habían propuesto.

En algunos casos se llega a la administración de manera accidental, algunos  factores que pueden propiciar esto son:

  • Tener ya responsabilidades de gestión en algún área administrativa.
  • Iniciar el trabajo de bibliotecario al frente de una biblioteca pequeña donde tiene que encargarse de todo.
  • Asumir un puesto administrativo, desde otra área del conocimiento, sin conocimiento previo de bibliotecología o entrenamiento en administración.
  • Tomar responsabilidades gradualmente dentro de la institución donde se trabaja hasta que se recibe un nombramiento formal en un puesto gerencial.
  • Asumir temporalmente un puesto gerencial para cubrir la ausencia del titular del puesto.
  • Recibir un nombramiento permanente para reemplazar una vacante.

Muchos de estos nuevos administradores han tenido poca formación o capacitación en labores administrativas  cuando empiezan a desempeñar labores de supervisión o responsabilidades gerenciales.

Si tomamos en consideración que en los programas de enseñanza  bibliotecológica, no sólo en nuestro país sino también en el extranjero,  las clases sobre administración de bibliotecas se reducen a una revisión de las teorías administrativas, de la organización y funciones de las bibliotecas, o sobre algunas cuestiones de personal, liderazgo y comunicación; se hace necesario que el bibliotecario desarrolle por su cuenta la preparación necesaria  para asumir los nuevos roles gerenciales.

Los responsables de tareas administrativas  también deben asumir el compromiso de formación continua que les permita desarrollar y mantener sus habilidades de gestión, permitiendo interactuar a  su educación continua y  su experiencia para ser mejores administradores. La combinación de conocimientos, habilidades y competencias, con la voluntad de aprender y crecer en un puesto de gestión es la base para una carrera exitosa.

El principio más importante que debe tener en cuenta el administrador es que no está solo y el otro es confiar en sí mismo, pensar que uno sabe  más de lo que cree saber, la experiencia adquirida y el conocimiento acumulado estarán a nuestro servicio. Todo lo que hemos aprendido –como bibliotecarios, en el trabajo, en seminarios, de nuestros colegas, de la literatura profesional– será siempre útil y debemos tenerlo en mente al momento de tomar decisiones.

Así que, hay que comenzar por establecer lo que uno sabe y confiar en el sentido común que  no se basa sólo en el conocimiento sino que  considera  la experiencia, tradiciones, formas de ver la vida, etc. , esa capacidad natural que todo ser humano tiene para establecer el camino correcto y, casi, anticipar las consecuencias de ciertos actos.  Pensar en tratar a las personas como nos gusta ser tratados es ya un buen comienzo; tener claro cómo se quiere que la unidad a nuestro cargo trabaje es otro punto importante, estar preparado para responder ante situaciones de estrés o que no se tenían previstas juega un papel vital y, por supuesto pensar en distintos escenarios nos permitirá enfrentar situaciones de  cambio y facilitará el no ser sorprendidos con situaciones difíciles de manejar. Con estos elementos como base habrá que hacer lo necesario para moverse hacia el desempeño de las nuevas tareas.

Tal vez el principal reto es aprender lo que significa ser un administrador, no sólo es definir planes estratégicos, escribir informes o asegurar el presupuesto, sino también interactuar con las personas, negociar con ellas y saber responder a sus expectativas. El mayor reto es aprender cómo balancear y atender todos los requerimientos que se presentan en cada una de las áreas y lo que demanda cada uno de los miembros del personal.  Al llegar a un puesto de dirección,  un buen número de los miembros del personal se acercarán para señalar los desaciertos de quien estaba en el  puesto anteriormente,  pedirán que se  arregle lo que no fue una prioridad para el antecesor, que solucione los conflictos existentes entre algunos miembros del personal, entre otros asuntos por emerger.  Es en este momento que se debe tener cuidado de no comprometerse en exceso porque se desconoce todo lo que hay alrededor de ciertos planteamientos. Un colega decía que, en ese momento, el personal pretende que uno arregle en pocos días lo que otro se tomó años en echar a perder.

Para el desempeño de las tareas de administrador las habilidades del bibliotecario que resultan útiles para afrontar los retos de la administración son:

  • La habilidad para recolectar y analizar información sirve en actividades que van desde crear un presupuesto hasta elaborar un plan estratégico o escribir un plan de difusión.
  • El impulso para compartir información. Cualquier organización se beneficia del flujo libre de información; los administradores que no están dispuestos a compartir información provocan ineficiencia, rumores y resentimientos.
  • La habilidad para organizar conocimiento. Resulta útil para cualquier actividad en la cual se requiera contar con información organizada, desde los expedientes personales de los empleados hasta información para la planeación de largo plazo.
  • La tendencia a construir redes. Ningún administrador puede ir solo, los bibliotecarios tenemos disposición para compartir información, experiencia y adquirir conocimiento de los otros lo cual nos ayudará a mantener una buena posición.
  • La creencia en el principio de equidad de acceso y tratamiento. La cual resulta muy útil cuando se trata con los miembros del personal o con los usuarios de la biblioteca.

En el caso de los bibliotecarios, siempre será importante recordar que se es un administrador de biblioteca y que la forma en que se administra a las personas y a la institución (o parte de ella) debe estar apegada a los principios y a la práctica de la bibliotecología.

En el caso de los directores de biblioteca, para realizar un trabajo efectivo es necesario considerar que, además de las funciones de organizar, dirigir, coordinar y controlar, será necesario asumir otros roles, como guías o mentores, facilitadores, promotores e innovadores, para los cuales se requieren competencias específicas, las cuales tendrán que desarrollarse.

Aquí algunas estrategias para tener éxito en el desempeño del puesto:

  • Aprenda de la experiencia de otros, desarrolle redes de comunicación con otros colegas que le apoyen a realizar con éxito sus nuevas funciones.
  • Cultive relaciones fuertes con los miembros de la comunidad en la que se desempeña para conocer sus necesidades y la opinión que tienen del área que administra.
  • Desarrolle alianzas estratégicas con las unidades de apoyo administrativo que le ayudarán al logro de sus metas.
  • Piense siempre en la comunidad a la que sirve y desarrolle servicios innovadores que ellos valoren.
  • Participe en los eventos de su institución para conocer distintos aspectos de ella, para tener visibilidad y mostrar su interés en lo que sucede en ella.
  • Aprenda sobre la cultura organizacional y adapte su estilo y comportamiento a lo que ella demanda.
  • Cuide su comportamiento y los comentarios que hace, tanto a los miembros del personal como a los de la comunidad a la que sirve.

Finalmente, es importante recordar que dirigir una organización, no da poder para abusar de él, sino que es una gran responsabilidad que debe asumirse en bien de la institución, de los que en ella laboran y, si es posible de otras comunidades.

[1] Víctor E. Frankl, El hombre en busca de sentido. Barcelona, Herder, 2004, p. 1269.


Micaela Chávez Villa

Directora de la Biblioteca Daniel Cosío Villega de El Colegio de México. Desde 1990 ha dirigido diversos proyectos digitales dedicados a la difusión de recursos académicos. Ha hecho contribuciones significativas en el desarrollo de bibliotecas digitales en el país y es un miembro activo del Comité para el desarrollo del portal de Letras Mexicanas, de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, el Seminario de Adquisición de Materiales Latinoamericanos, la Red Amigos, el Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios y la Red Mexicana de Repositorios Institucionales.

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