Valor agregado a la información y Auditoría del catálogo de biblioteca

En una nota anterior publicada en este Blog , el 13 de marzo del 2019, realicé una reseña de dos obras que abordan el tema del valor agregado a la información [VAI]. La primera de ellas fue la de Taylor (1986) y la otra fue la de Checkland y Holwell (1988). De estas obras podemos rescatar los siguientes puntos en relación al VAI:

  • Este se define a partir de los atributos deseables en la representación de la información.
  • Su objetivo es aumentar el potencial para que la información sea recuperada y evaluada por el usuario.

La propuesta de Taylor  incluye seis criterios de evaluación de los sistemas de información, los cuales deben ser considerados como parte de los procesos de valor agregado. Estos son: facilidad de uso, reducción del ruido, calidad, adaptabilidad, ahorro de tiempo y costos.

El fin último de un sistema de información, como lo señalan Checkland y Holwell (1988),  es permitir la toma de decisiones basada en la información y el conocimiento (cfr. pp. 80-84).  Acorde con ello, en esta entrega se hará una reflexión en torno a la calidad de los registros bibliográficos y el valor agregado a la información.

Como antecedente se identificó que, en 1998, Arriola y Quijano escribieron el artículo “Medidas de calidad en la creación de catálogos de bibliotecas”, el cual representó el primer intento por medir la calidad de los registros del catálogo bibliográfico de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas. En éste, los autores afirman que la calidad de los registros catalográficos depende del establecimiento normas, políticas y rutinas claras que permitan a los catalogadores tener marcos de acción para la toma de decisiones.

Los autores también señalan que “la prevención de errores, es tanto o más importante que la corrección de éstos” (p.52), de tal forma que, como medidas preventivas sugieren:

  • Una investigación bibliográfica confiable
  • Sistemas de ayuda en línea
  • Ligar los archivos de autoridad con la catalogación
  • Revisión cruzada de:
    • Catalogación
    • Revisión de la ortografía y mecanografía
    • Codificación (campos, subcampos e indicadores)
    • Revisión de los temas asignados
    • Revisión de la vinculación entre la clasificación y tema principal
    • Revisión del marcado de la clasificación

En el documento de Arriola y Quijano (1998) citan a Moreno (1996), quien propusó como un indicador de calidad que el porcentaje  máximo de error de un registro (sobre la media de 20 registros) era de:

  • 0.8 de errores que no afectan la recuperación de información
  • 0.3 errores que afectan la recuperación de la información

Estas medidas se convirtieron en el paradigma de calidad de la catalogación que ha prevalecido hasta la fecha en la BDCV. Sin embargo,  como apunta Figueroa Servín (2007), es necesario incorporar, como una medida de calidad, la actualización y corrección de registros catalográficos previamente elaborados. Esto con el objetivo de normalizar y dar consistencia a los registros que han pasado por:

  • Cambios en las normativas de la catalogación y la clasificación  (ediciones 1 y 2 de las RCA, RDA, Sistema de clasificación Dewey, etc.)
  • Cambios en la denominación de temáticas de acuerdo con la evolución de una disciplina o área y de los propios lenguajes controlados
  • Cambios en los datos relacionados con los registros de autoridad de nombre (autor y geográficos)
  • Actualización de las políticas de catalogación
  • Modificación de los flujos de trabajo derivado de los diferentes sistemas que se han adoptado.

Acorde con ello, se considera que los procesos de VAI no concluyen con la creación de un registro, sino que se requiere de un programa permanente que analice los problemas particulares y que lleven al establecimiento de políticas y de procesos de análisis, modificación, actualización o corrección  de los registros catalográficos. Como se puede estimar, la corrección y actualización de registros ha sido una actividad permanente en la BDCV, derivada de los cambios en las normas, códigos y  políticas adoptadas por la Biblioteca desde que se inició la construcción del catálogo. Al respecto, podemos destacar los siguientes documentos:

  • Control de autoridad y catálogos de autoridad de materia con sistemas automatizados : aplicación a la Biblioteca Daniel Cosío Villegas (Moreno Jiménez, 1996).
  • Medidas de calidad en la creación de catálogos de bibliotecas (Arriola y Quijano, 1998)
  • Proyecto para mejorar la calidad de contenido del catálogo en línea : corrección de inconsistencias (Ángeles Escobar, 2006)
  • Programa de mantenimiento y correcciones (Figueroa Servín, 2007).

Siguiendo esta tradición, en el 2018  se incorporó en el Plan Anual de la BDCV  el proyecto de “Auditoría del catálogo”, el cual comprende: a) procesos de análisis y clasificación de los errores e inconsistencias detectadas en el catálogo bibliográfico y el de autoridades, b) establecimiento y actualización de las políticas de catalogación y clasificación que se requieran para normalizar los registros y, c) establecimiento y aplicación de estrategias para la corrección y normalización de los registros, ya sea mediante procesos manuales, globales o inclusive, de re-catalogación. Sin duda alguna, éste es un trabajo arduo en el que participan catalogadores/clasificadores, el personal administrativo de apoyo y el personal de otras Coordinaciones de la Biblioteca.

De acuerdo con el Plan Anual del 2018, se actualizaron cerca de 13 mil registros en el catálogo, y esperamos que este año se incremente el bloque de manera considerable. El objetivo es seguir agregando valor al catálogo, evitando que los registros pierdan su vigencia y su relevancia para la recuperación de la información. Cabe señalar que, en esta última etapa,  para la identificación y análisis de las inconsistencias y errores, la Coordinación de Organización de la Información contó con la participación de Silvia Gutiérrez, Bibliotecaria de Humanidades Digitales de la BDCV, quien diseñó los algoritmos para la identificación de las inconsistencias, y con Francisco Mejía, Coordinador de Apoyo Tecnológico de la BDCV, con quien hemos diseñado la estrategia de corrección mediante cambios globales, establecimiento de reglas de normalización, etc.  En el futuro lo que se espera es desarrollar una metodología integral que comprenda todos los elementos necesarios para rutinizar los procesos de actualización de los registros para, con ello, mejorar el proceso de recuperación de la información de los usuarios. Esta metodología comprende el desarrollo de reportes a partir del sistema de gestión que utilizamos en la Biblioteca.

El proyecto de “Auditoria del catálogo” se conjunta con el de “Recuperación de la información por parte del usuario final”,  que también forma parte del plan Anual de la BDCV, tiene por objetivo analizar los logs de búsquedas con resultado cero, con el fin de identificar los problemas reales a los que se enfrenta el usuario en la búsqueda de información.  Para continuar con el tema, en una próxima entrega les presentaré algunos ejemplos tomados de la experiencia de los usuarios finales con el catálogo, ello con el fin de abundar sobre este fascinante tema.

Bibliografía

  1. Ángeles Escobar, Noé (2006). Proyecto para mejorar la calidad de contenido del catálogo en línea : corrección de inconsistencias. México, D.F. : El Colegio de México, Biblioteca Daniel Cosío Villegas, Coordinación de Organización de la Información (Documento interno de circulación restringida)
  2. Arriola, O. y Quijano Solís, Álvaro (1998) “Medidas de calidad en la creación de catálogos de bibliotecas” En: Investigación bibliotecológica, vol.12, no 24. Disponible en: (http://www.ejournal.unam.mx/ibi/vol12-24/IBI02405.pdf)
  3. Figueroa Servín, Reynaldo (2007). Revisión en la base ECM12 : programa de mantenimiento y correcciones. México, D.F. : El Colegio de México, Biblioteca Daniel Cosío Villegas, Coordinación de Organización de la Información (Documento interno de circulación restringida)
  4. Checkland P. y Holwell, S. (1988)  Information, Systems and Information Systems: Making Sense of the Field . Chinchester : Wiley
  5. Moreno Jiménez, Pilar María (1996). Control de autoridad y catálogos de autoridad  de materia con sistemas automatizados : aplicación a la Biblioteca Daniel Cosío Villegas de El Colegio de México. México, D.F.  (Tesis de maestría, Universidad Nacional Autónoma de México, Facultad de Filosofía y Letras, 1996)
  6. Taylor, R. (1986). Value-added process in information systems. New Jersey : Ablex Publishing Corporation

Guadalupe Vega

Personal académico de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas, en donde me he desempeñado como catalogadora, docente, bibliógrafa y coordinadora. Actualmente soy Coordinadora de la Coordinación de Organización de la Información en la Biblioteca. Mis áreas de interés son la catalogación, RDA, Metadatos, comportamiento para la recuperación de la información y ALFIN.

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