El cambio de sistemas de gestión en la Biblioteca Daniel Cosío Villegas

 Francisco M. Mejía Lima

Coordinador de Apoyo Tecnológico

Biblioteca Daniel Cosío Villegas de El Colegio de México

En la actualidad, no se concibe la ejecución de procesos en las bibliotecas sin contar con sistemas de gestión de información y cada día se requiere de nuevas funcionalidades que cumplan con las necesidades que plantean las actividades administrativas y profesionales de quienes se desempeñan en estos espacios.  En el caso de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas (BDCV) desde sus inicios en el ambiente informático ha tenido tres sistemas de gestión:

• CuadraSTAR de 1991-1997[i] (adquirida por Lucidea en 2008 [ii])

• Aleph de Exlibris de 1997-2016 (adquirido por Proquest en 2018)[iii]

          

• Alma de Proquest de 2016 a la fecha[iv]

 

Desde mi ingreso a la Biblioteca, a principios de 1992, he participado en el cambio de dos de los sistemas y, a continuación, compartiré lo que estos cambios han significado. En principio se debe considerar que todo cambio de Sistemas, tiene asociada la expectativa de que las nuevas características mejoren lo que ya se realiza, se espera que los procedimientos y procesos que ya se tienen bien estructurados en el sistema anterior funcionen mejor o, por lo menos, de manera parecida; pero también tiene asociados los temores de los usuarios ante la necesidad de aprender o adaptarse a un sistema desconocido y a todo lo que eso conlleva.

De CuadraSTAR a ALEPH

 Con el sistema STAR[v] (como lo conocíamos) la BDCV tuvo su primer catálogo de acceso público en línea (OPAC) que inauguró en 1993. En una primera fase, se pasó del fichero de tarjetas al fichero electrónico, para lo cual se habilitaron los procesos de adquisición, catalogación, y posteriormente se integró el servicio de préstamo a domicilio, con lo que se obtuvo la gestión de todos los procesos de forma automatizada. El siguiente paso (1996) fue poner el catálogo electrónico en la Web lo cual, no fue posible en STAR por lo que, en la búsqueda de nuevo sistema integrado para bibliotecas (Integrated Library Systems ILS) la Biblioteca llevó a cabo un proceso de evaluación[vi] y decidió adoptar ALEPH, un desarrollo de Exlibris, compañía israelita que cumplía con las especificaciones que se deseaban.  Cabe mencionar que la BDCV fue la primera Biblioteca en América Latina que adquirió ALEPH en su versión 300 y que, por lo tanto, en ese tiempo Exlibris no tenía representación en México y la BDCV propuso como representante al Grupo Sistemas Lógicos (S.L.) por ser la empresa que había desarrollado un sistema para gestión denominado Logicat. Las sesiones de capacitación para el uso del Sistema se llevaron a cabo en las instalaciones de la BDCV y participó el personal de la Biblioteca junto con el personal de S.L.

Dentro de las operaciones para la migración de STAR a ALEPH, se requirieron reportes de texto plano (txt) con longitudes fijas de la información, lo cual fue relativamente fácil debido a que STAR permitía generar reportes de todo tipo de operaciones. A partir de estos archivos se realizó la importación a ALEPH verificando la consistencia de los mismos, si se detectaban errores, se procedía a corregir los reportes e iniciar el ciclo, hasta que se logró pasar toda la información: bibliográfica, autoridades, proveedores, adquisiciones, usuarios, etcétera. La secuencia fue, primero las bases de datos relacionadas con Adquisiciones, seguidas de las bibliográficas y autoridades, para dejar al final las de servicios.

Como comenté en un inicio, siempre se tienen expectativas, se piensa que en el nuevo sistema se tendrán las mismas funcionalidades y algunas adicionales. Sin embargo, no siempre es así, en este caso los desarrollos en STAR superaban lo que se pudo hacer en un inicio con ALEPH, señalo aquí dos de las limitaciones más importantes de ALEPH:  

1. En STAR era posible generar reportes personalizados y todo el personal podía utilizar esta funcionalidad de manera sencilla, en el Caso de ALEPH, una de las desventajas principales es que era imposible hacerlo, lo cual desanimó mucho al personal, por lo que tuvimos que trabajar mediante procesos en lote (“batch”[vii]) para que, a través de accesos directos a las bases de datos en ORACLE (mediante el uso dela herramienta sqlplus), se realizarán las búsquedas de información y posteriormente generar los reportes con los formatos conocidos por el personal.
2. STAR tenía la facilidad de definir los campos que fueran necesarios en cualquiera de las bases de datos y del tipo que se requiriera, mientras que en ALEPH las bases administrativas ya estaban predefinidas y no se podían cambiar sus características. Esto se presentó, por ejemplo, en el campo donde se tenía que colocar el número de cheque o de factura de un pedido, el tamaño del campo era muy reducido, por lo que, en algunos casos se decidió utilizar campos de “notas” para esta información y en los reportes obtener la información tanto de los campos dedicados (número de cheque, factura, etc.) como de los campos de notas.

Sin embargo, las funcionalidades de este nuevo ILS justificaban el cambio, entre ellas estaban las siguientes:

1. Proporcionar acceso al OPAC a través de la WEB, así como a los catálogos de autoridades de nombres y temas.
2. En 2008 el Colegio adquirió un Sistema Integral de Gestión (GRP: Government Resource. Planning) para los procesos administrativos y, a través de ALEPH se logró integrar los procesos de adquisiciones mediante el intercambio de archivos y se optimizaron los procesos. En 2010 se adquirió el módulo de ADAM lo que permitió cargar y administrar objetos digitales como PDF y fotos, dentro de ALEPH, ligados a los registros bibliográficos
3. En el 2015 mediante la integración del metabuscador de Exlibris, denominado PRIMO fue posible brindar acceso a través de una sola búsqueda, no solo a los recursos del acervo de la BDCV, sino a la mayor parte de los servicios de Bases de Datos que se contratan y a los disponibles en acceso abierto.

De ALEPH a ALMA

Después de casi 20 años de usar ALEPH, en 2015, la BDCV consideró las necesidades futuras que tendría que afrontar, por lo que hizo el análisis y evaluación del nuevo sistema ofrecido por Ex Libris y se decidió que éste cumplía con las condiciones necesarias para integrarse al ecosistema digital. El nuevo sistema contratado llamado ALMA no es estrictamente considerado un ILS[viii] sino una “plataforma de servicios de la biblioteca” (LSP[ix]), dado que, en lugar de estar orientado al desarrollo de funciones, se orienta a la ejecución de tareas. A continuación, anoto algunas de las ventajas de ALMA con respecto a ALEPH:

1. ALEPH opera bajo un modelo de cliente-servidor que requería actualizar las versiones cada dos años como mínimo, lo que implicaba realizar operaciones como la disponibilidad de un servidor adicional para actualizar los clientes. Mientras que ALMA es un servicio en la nube al cual se accede a través de navegadores de internet, con actualizaciones mensuales (el primer domingo de cada mes) que facilita la administración y disminuye el costo en servidores (ya sean físicos o virtuales). El tener acceso desde cualquier navegador de internet ha ayudado mucho, principalmente en esta pandemia (COVID-19), ya que no es necesario instalar un cliente en las computadoras de trabajo, sino que el personal tiene acceso con sus credenciales desde cualquier equipo de cómputo a través de navegadores.
2. ALMA permite gestionar en un solo sitio: Materiales físicos (impresos, discos, etc.); materiales Digitales (PDF, fotos, etc.) sin necesidad de un módulo adicional; además de Materiales Electrónicos (como bases de datos y revistas ya sea títulos individuales o colecciones).
3. Maneja el concepto de Zona Comunitaria, en el cual todas las instituciones que utilizan ALMA, previo consentimiento, ponen a disposición de la comunidad sus registros bibliográficos para que puedan ser utilizados por cada institución, lo que permite que puedan copiarse y adaptarse a las normas de cada biblioteca, o bien utilizarlos como referencia.
4. Tiene integrado un sistema de Analíticas que permite generar reportes de diferentes tipos, el cual es una mejora notable, porque también se tiene acceso a un sinfín de reportes de la Zona Comunitaria por lo que se pueden tomar como base para elaborar los reportes que se requieran.

Señalaré ahora, las desventajas de ALMA, respecto a los sistemas que la Biblioteca venía usando:  

1. ALMA al tener los servicios en la nube, y muchas instituciones compartiendo su información, hace que algunas de las funciones no puedan “personalizarse”, como se hacía en los anteriores ILS, por ejemplo: Tanto en STAR como en ALEPH, dependiendo de los requerimientos de la BDCV, se creaban índices de todo tipo, que en ALMA no se pueden definir, porque ya están definidos para todas las instituciones; también es el caso de índices de búsqueda sobre los campos MARC, ya que solo permite la creación sobre campos locales 9XX. Esto causó un problema en la BDCV, ya que en ALEPH y STAR teníamos índices para partes del campo 008 posiciones 00-05 para la fecha de creación, con lo que se tenía control de la catalogación diaria en la Coordinación de Organización de la Información. En ALMA se resolvió, haciendo una copia de la información del campo 008 en un campo local 9XX e indizarlo y, a partir de esto, obtener los reportes de registros catalogados.
2. ALMA, a diferencia de ALEPH, no cuenta propiamente con un OPAC, sino que utiliza el metabuscador PRIMO para acceder a los recursos. En un principio solo se mostraba la base bibliográfica, por lo que las visualizaciones en internet que teníamos en ALEPH para nuestras bases de datos de autoridades, no pudieron ser visibles inicialmente, esto causó mucha inquietud en el personal de la Biblioteca. Sin embargo, se realizaron los procesos necesarios para darles visibilidad y, actualmente se está trabajando con el personal de Proquest, empresa propietaria actualmente de Alma, y la BDCV para que, próximamente a través de PRIMO se puedan consultar las bases de autoridades.

Mi intención con este breve repaso es mostrar que siempre el cambio de un sistema a otro, implicará retos en la adaptación a los cambios que ofrecen los nuevos sistemas en términos de funcionalidad y nuevas formas de trabajar. También, como responsable de los procesos de migración y puesta en marcha de los sistemas, se tendrán que enfrentar los reclamos de los usuarios que están acostumbrados a lo que el antiguo sistema ofrecía porque impactan en su trabajo diario. A pesar de esto, contar con sistemas que integran la nueva tecnología y evolucionan en la medida en que las necesidades que imponen las nuevas formas de acceso y manejo de procesos constituyen la mejor manera de que la institución se mantenga al día y continúe realizando sus labores diarias del mejor modo posible.

Referencias

[i] Escobar Vallarta, C. (2016). La Biblioteca “Daniel Cosío Villegas” De El Colegio De México (1939-2003): Apuntes Para Su Historia.

[ii] CuadraSTAR. (2020). Information Managment Solutions. 2/12/20, de Lucidea Sitio web: https://lucidea.com/cuadrastar/#tab

[iii] Exlibris Group. (2020). Aleph Integrated Library System. 2/12/20, de Proquest Sitio web: https://exlibrisgroup.com/products/aleph-integrated-library-system/

[iv] Exlibris. (2020). Exlibris ALMA. 3/12/20, de Proquest Sitio web: https://about.proquest.com/products-services/Ex-Libris-Alma.html

[v]Lisa Spiro. (2008). Cuadra Star Matrix. 4/12/20, de archivalsoftware Sitio web: http://archivalsoftware.pbworks.com/w/page/13600247/Cuadra STAR Matrix 

[vi] Tejeda Rodríguez, C., Moreno Jiménez, P., & Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía 27 Oaxaca, Oax. 1996. (1996). Proceso de selección de un OPAC en la Biblioteca Daniel Cosío Villegas de El Colegio de México. México: México, 1996.

[vii] autores varios. (2020). Procesamiento por lotes. 5/12/20, de Wikipedia Sitio web: https://es.wikipedia.org/wiki/Procesamiento_por_lotes#:~:text=Se%20conoce%20como%20sistema%20por,de%20interacci%C3%B3n%20con%20el%20usuario.

[viii] Exlibris. (2018). Ten reasons why Ex Libris Alma is the best new-gen solution. 5/12/20, de Proquest Sitio web: https://exlibrisgroup.com/wp-content/uploads/Ten-Reasons-Why-Alma-is-the-Best-New-Gen-Solution.pdf

[ix]  Alexander Soto. (2016). Nueva generación de sistemas de gestión de bibliotecas. 3/12/20, de Universidad de Chile Sitio web: http://bibliotecas.uchile.cl/congreso/2016/presentaciones/2junio/1-Alexander-Soto-Nueva-generacion-de-sistemas-de-gestion-de-bibliotecas.pdf

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