Tendencias de la descripción archivística. El camino hacia la representación basada en modelos conceptuales

Oliva Díaz de Arce, Elizabeth

Díaz Pérez, Daynel

Oficina de Asuntos Históricos de la Presidencia de la República (Cuba)

 

Mena Mugica, Mayra

Biblioteca Daniel Cosío Villegas

 

En el campo de la Archivística ha ocurrido un profundo cambio de paradigma desde las décadas finales del siglo XX, resultado del cual la función de los archivos se ha desplazado de enfocarse casi exclusivamente a la custodia de los documentos hacia facilitar el acceso a la información, Tan es así que Silva (2009) afirma que solo el acceso público a la información justifica y legitima la custodia y la preservación de los documentos. En consonancia con estas ideas la representación de información archivística se ha transformado considerablemente en las últimas décadas.

Así, los esfuerzos internacionales para proponer soluciones a la representación de información archivística,  comienzan con la aparición, primero, de las normas nacionales de Estados Unidos (Personal Papers and Manuscripts, APPM, 1983), Gran Bretaña (Manual of Archival Description, MAD, 1986) y Canadá (Rules of Archival Description, RAD, 1990), y luego, con la publicación, desde 2001, de las normas internacionales propuestas por el Consejo Internacional de Archivos (ICA): Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD (G)), Norma Internacional sobre Registros de Autoridades de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (cpf)), Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF) y la Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo  (ISDIAH). Estas normas sintetizaron los esfuerzos por alcanzar un alto grado de normalización en la representación de las particularidades informativas de los documentos archivísticos. [1]

Las normas internacionales significaron, sin lugar a dudas, un extraordinario paso de avance para el campo de la Archivística, especialmente si se tiene – en cuenta que la enorme diversidad de los fondos documentales y, consecuentemente de sus productores, habían persuadido, hasta bien entrada la década de los 80, a buena parte de la comunidad de archiveros de la imposibilidad de establecer reglas normalizadas ampliamente aceptables. Sin embargo, ya para la primera década del siglo XXI, surgieron no pocas voces críticas dentro de la comunidad de profesionales a cargo de la implementación de estas normas. En tal sentido Delgado (2007) apunta que las principales insatisfacciones se derivaron de la carencia de un enfoque que reconociera el carácter de evidencia de actos y transacciones sociales de los documentos archivísticos; la no identificación de criterios que permitieran establecer las relaciones entre los objetos a ser representados; y la adopción de soluciones específicas de la práctica bibliográfica, que no siempre respondían a las necesidades de tratamiento de los materiales archivísticos. Por otra parte, otros autores(Oliva Díaz de Arce, Llanes Padrón, Mena Mugica, y Díaz Pérez, 2019), consideraron que las normas fallaban por su marcado carácter unidimensional, centrado en la entidad documento, y por su enfoque reduccionista tanto del principio de procedencia, como del contexto de creación de los documentos, derivados ambos de una perspectiva del documento archivístico reducida a su mera definición como fuente para la investigación; resultando todo ello en descripciones planas y escasamente interrelacionadas.

Las certezas de las dificultades de las normas internacionales antes apuntadas, así como los novedosos desarrollos de enfoques de representación de información basados en modelos conceptuales, propuestos desde el campo de la bibliotecología y la museología, y las emergentes soluciones tecnológicas asociadas a la representación y gestión de información en ambientes digitales, alentaron lo que consideramos la principal tendencia de la representación de información archivística: el enfoque basado en modelos conceptuales.

Desde 2008 han aparecido cuatro modelos nacionales para la representación de información archivística, a saber, el Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (2008), el Technical Specifications for the Electronic Recordkeeping Metadata Standard (2008), desarrollado por Archives New Zealand, el Modelo Conceptual de Descripción Archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones (2009), propuesto por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) y Finnish Conceptual Model for Archival Description (2013), publicado por el Arkistolaitos de Finlandia. Si bien cada uno de ellos cuenta con particularidades que los distinguen, todos coinciden en asumir el enfoque del modelado entidad-relación, proponiendo entidades, relaciones y atributos para representar información archivística, tal como se muestra en la figura 1

Figura 1. Ejemplo de descripción archivística a partir de un modelo entidad relación. Tomado de Oliva Díaz de Arce, E., Llanes Padrón, D., Mena Mugica, M., y Díaz Pérez, D. (2019)

Como resultado del análisis de estos modelos Oliva Díaz de Arce, Llanes Padrón, Mena Mugica, y Díaz Pérez (2019) aseguran que todos tienen como objetivo proporcionar un esquema completo para la comprensión y adecuada ejecución del proceso descriptivo, así como la creación de sistemas de información archivísticos, ajustados a nuevas necesidades y concepciones de la representación. Al mismo tiempo, facilitan la interoperabilidad entre los sistemas, así como la reutilización de las descripciones, economizando esfuerzos y proporcionando accesibilidad en una plataforma única a todos los recursos de información. Otra de las ventajas de este enfoque es que los modelos pueden ser traducidos a tecnologías semánticas, permitiendo la vinculación entre recursos heterogéneos, el acceso libre y la obtención de respuestas completas, dinámicas y oportunas sobre la información que necesitan los usuarios.

Al igual que en el caso de las normas, el desarrollo de modelos nacionales propició la propuesta de un modelo internacional, también desarrollado por el ICA, en este caso el Records in contexts: A conceptual model for archival description (RiC-CM) del cual se han publicado dos borradores (0.1 y 0,2), sin que hasta el momento se cuente con un modelo definitivo. La primera versión de este modelo fue sometida a la consulta de la comunidad archivística internacional, desde 2016, y derivó en la segunda versión que, a diferencia de la primera, cuenta con un desarrollo ontológico denominado Records in contexts: Ontology (RiC-O). 

La propuesta del ICA destaca particularmente por la integración de dos perspectivas no siempre bien articuladas en el campo de la archivística, pues las entidades que propone “…son objeto de interés tanto para los profesionales que manejan los documentos en el contexto de su origen y uso (gestores de documentos), como para los que los manejan como objetos retenidos para su preservación y acceso en el largo plazo (archivistas).” (International Council on Archives, 2020, p..). En tal sentido, las entidades propuestas por el modelo se alinean tanto con las que proponen las normas internacionales del ICA, como con la norma de metadatos de gestión documental ISO 23081.

La segunda versión del modelo, actualmente también sometida a consulta, propone 22 entidades, vinculadas a través de 78 tipos de relaciones, que son descritas por medio de 41 tipos de atributos. Este modelo mantiene las entidades inicialmente concebidas en las normas internacionales y la primera versión de este, aunque las complementa con otras igualmente pertinentes como Regla, Mandato, Instanciación, Fecha y Lugar. Un elemento sobresaliente de esta propuesta es una considerable disminución de los atributos necesarios para la descripción, pues estos se reducen en un 65 %, respecto a la primera versión.

Otra particularidad es que RiC-CM 0.2 parte de una entidad genérica que denomina ¨Thing¨ que, interconectada con las restantes, abarca todas aquellas posibles que no están explícitamente identificadas en RiC. Dicha entidad es una muestra de la orientación del modelo hacia la interoperabilidad entre sistemas de igual o diverso tipo, permitiendo la integración con otras realidades info-documentales. Asimismo, RiC se orienta hacia el ambiente dinámico, flexible, cambiante y poco estandarizado de la web, permitiendo la vinculación de materiales de diversa naturaleza en respuesta a las necesidades de información de los usuarios actuales, condicionadas por las actuales circunstancias infotecnológicas.

RiC-CM 0,2 mantiene como elemento articulador de las descripciones a las entidades documentales (Recurso documental, Documento, Conjunto documental, Componente documental), aunque para representar la naturaleza evidencial del documento archivístico asume una perspectiva diversificadora de los agentes que intervienen en la creación, gestión, mantenimiento y uso de las mismas, así como, de los eventos, reglas, mandatos, funciones y actividades, que condicionan la formación y continuidad del material archivístico, escasamente visualizados en la estructura de las normas internacionales.

El RiC-CM 0,2 logra establecer un esquema descriptivo coherente sustentado en novedosas relaciones reticulares, en contraste con el déficit de estas en las normas internacionales. Dichas relaciones, que cuentan con definición y cardinalidad, se encuentran agrupadas en categorías que permiten su comprensión y presentan los atributos descriptivos de Fuente de información, Descripción, Fecha, Confiabilidad, orientados a hacerlas unívocas y a obtener información sobre las mismas.

La tabla que se presenta a continuación muestra de forma comparativa la propuesta de entidades, relaciones y atributos que presentan RiC CM 0.1 y RiC_CM 0.2

Tabla 1. Comparación entre las entidades, relaciones y atributos en RiC. Elaboración propia.

El modelado propuesto por el ICA, y particularmente su última versión con su correspondiente ontología, representa un paso asertivo más en el camino hacia la representación de información archivística, al mismo tiempo que se equipara con los actuales derroteros internacionales en el desarrollo de sistemas semánticos e interoperables.

 

Notas

[1] Para la evolución del proceso de normalización en el campo de la archivística véase: Travesí de Diego, C. (1999). La normalización antes de la norma: los Estados Unidos, Canadá y Gran Bretaña. TABULA: Revista de Archivos de Castilla y León(4), 11-29 y Delgado, A. (2007). El Centro y la Equis: una introducción a la descripción archivística contemporánea. Cartagena: Concejalía de Cultura: 3000 Informática.

 

Bibliografía

Delgado, A. (2007). El Centro y la Equis: una introducción a la descripción archivística contemporánea. Cartagena: Concejalía de Cultura: 3000 Informática.

International Council on Archives. (2020, 12 20). Records in contexts. A conceptual model for archival description (Consultation Draft v0.2). Internationa Council on Archives.  Recuperado 12 20, 2020 de www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-0.2_preview.pdf

Oliva Díaz de Arce, E., Llanes Padrón, D., Mena Mugica, M., & Díaz Pérez, D. (2019). Los Modelos Conceptuales de Descripción Archivística: un nuevo desafío para la representación, el acceso y uso de la información de los archivos. Secretaría General Iberoamericana.  Recuperado 12 15, 2020 de www.segib.org

Silva, A. (2009). Arquivologia e gestão da informação/conhecimento. Inf. y Soc., 19(2), 47 – 52.

Travesí de Diego, C. (1999). La normalización antes de la norma: los Estados Unidos, Canadá y Gran Bretaña. TABULA: Revista de Archivos de Castilla y León(4), 11-29.

 

 

 


También te podría gustar...

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

Buscar en OpenEdition Search

Se le redirigirá a OpenEdition Search