La Gestión de Colecciones en la #BiblioColmex en el Plan de Desarrollo 2021-2030

 

Como se mencionó en la entrada anterior, la #BiblioColmex realiza una planeación estratégica cada diez años con el propósito de poder trazar el panorama de la Biblioteca para ese período. Experiencias pasadas han demostrado la utilidad y el valor de  integrar a todo el personal académico de la biblioteca en esta tarea; así como la conformación de grupos plurales en cuanto a su especialidad, por las aportaciones y visiones que cada uno de los miembros pueda aportar*. 

A partir de abril de 2020, la Biblioteca comenzó las tareas para definir el Plan de Desarrollo 2021-2030La primera parte de la tarea consistió en definir actividades u objetivos que a corto, mediano y largo plazo permitan a la Biblioteca: 1) Prever las afectaciones que el trabajo que se realiza actualmente sufrirá debido a las tendencias y proponer la forma en que dicha actividad debería ser modificada; 2) Mantener el liderazgo en cada área; 3) Visualizar el futuro de los procesos que se realizan en las áreas; y 4) Definir las actividades que deben contemplarse de acuerdo con las tendencias extraídas de la bibliografía.  

Para iniciar esta labor, la directora de la biblioteca planteó algunas preguntas que orientaron la reflexión, a partir de las cuales se estructuró el  análisis necesario para la definición de las líneas estratégicas que se integrarían al Plan:  

  • ¿A partir de qué condiciones enfrentamos esta tendencia? 
  • ¿Qué actividades es necesario realizar para atenderla? 
  • ¿De qué manera esas tendencias afectan lo que hacemos y que debe modificarse? 

Así, se procedió a revisar la bibliografía especializada en Gestión de Colecciones -de los últimos diez años- con el fin de determinar tendencias en el área. Se seleccionó un conjunto de revistas especializadas en bibliotecología (en particular, que publicaran temas sobre desarrollo de colecciones) para que cada uno de los miembros del equipo se encargará de revisar algunos títulos y poder obtener información sobre las tendencias en el desarrollo y la gestión de colecciones en las bibliotecas. Los títulos elegidos fueron: Collection Building ; Collection Management ;  Library Trends ; Library Journal ; The Library Quarterly ; Library Collections, Acquisitions, & Technical Services ; El profesional de la información; Investigación bibliotecológica ; Revista interamericana de Bibliotecología ; y Library resources and technical services. 

Por recomendación de nuestra directora, revisamos cuatro trabajos  iniciales, que sirvieron de  base para la labor ya  que cubren  las distintas áreas de la Biblioteca, y se hizo una lectura y discusión grupal de ellas. Estas lecturas son: 

A pesar de que el equipo se conformó por colegas con amplia experiencia en la búsqueda de información, decidimos establecer una nomenclatura que guiará las búsquedas. Así, acotamos nuestra selección con las siguientes palabras clave: Collection development ; Library acquisitions ; Academic libraries ; Practices ; Trends ; Annual report ; Desarrollo de colecciones ; Gestión de colecciones y  Gestión de recursos de información.  

Una vez concluida la etapa de revisión y selección de la bibliografía especializada en el área, identificamos dieciséis artículos núcleo para el área de gestión de colecciones, los cuales engloban y reflejan las tendencias esperadas en los próximos años sobre colecciones bibliotecarias y la gestión de colecciones en bibliotecas académicas. Las tendencias se refieren particularmente a: modelos de adquisición, opciones para el acceso a los recursos y ejercicio de presupuestos.   

De manera específica, estos son los tópicos identificados:  

  1. El presupuesto asignado al desarrollo de colecciones. 
  2. Cambios en el mercado de publicaciones académicas.  
  3.  Cambios en el modelo de pago.  
  4. Los nuevos servicios de la industria de la información. 
  5. Modelos emergentes de acceso. 
  6. El Acceso Abierto: Selección de los recursos que se incorporarán a las colecciones; e Inversión de recursos financieros. 
  7. Lo impreso frente a lo digital. 
  8. El uso justo para las bibliotecas académicas y de investigación.  
  9. Los nuevos modelos de adquisición ofrecidos por los proveedores  y editores de contenidos: Adquisición Bajo Demanda DDA; y Modelo de Adquisición Basado en Evidencia EBM.  
  10. Adquisición colaborativa y cooperativa. 
  11. La evaluación de los recursos de información suscritos.  
  12. La adquisición de conjuntos de Datos de Investigación. 
  13. Recursos Educativos Abiertos REA (Open Educational Resources (OER)). 

 

Con base en estas tendencias el Grupo de trabajo para la Gestión de Colecciones preparó las siguientes líneas estratégicas que englobaron estos tópicos y la manera en que podrían ser abordados desde la biblioteca:

Ofrecer colecciones más fáciles de descubrir, acceder y usar.  

  • Ofrecer a la comunidad una colección actualizada, que incluya recursos de acceso abierto, datos de investigación y otros materiales emergentes que la fortalezcan y den certeza sobre su integridad presente y futura. 
  • Adoptar soluciones innovadoras para garantizar y facilitar a los usuarios el descubrimiento y el acceso a materiales de investigación y aprendizaje desde cualquier lugar. 
  • Ofrecer acceso coherente, fluido e intuitivo al utilizar la colección de la Biblioteca. 

 

Participar en esfuerzos de colaboración para maximizar la disponibilidad de material académico para los usuarios.

  •  Colaborar con instituciones, asociaciones e iniciativas a nivel nacional e internacional para aumentar y expandir el alcance de las colecciones disponibles para la comunidad.
  • Gestionar los convenios de colaboración necesarios para proporcionar acceso coordinado a una colección mundial de recursos de información bajo condiciones más favorables.   
  • Evaluar el uso de los recursos con el propósito de identificar los de mayor interés para la comunidad y evitar la subutilización y duplicidad de títulos para adquirir material que respalde las actividades académicas de la comunidad. 

 

Fomentar la sostenibilidad de las colecciones**. 

  • Implementar una administración presupuestaria estratégica que promueva la adquisición de las colecciones en equilibrio con las prioridades y la misión académica.
  • Incentivar la obtención de recursos por medio de subvenciones, donaciones y recaudación de fondos. 
  • Implementar recomendaciones sobre el desarrollo de Colecciones Bibliotecarias Sustentables, considerando la rápida evolución del entorno académico y los continuos aumentos en los costos. 
  • Identificar y evaluar los esquemas de adquisición y servicios de suministro de documentos más convenientes (DDA, EBM y otros), a fin de suscribir aquellos que permitan su óptimo aprovechamiento a largo plazo. 
  • Revisar periódicamente las políticas de desarrollo de colecciones para cumplir con las tendencias emergentes en cuanto a financiamiento, patrones de uso, formatos y acceso vigentes. 
  • Seleccionar, integrar y promover el uso de recursos en acceso abierto (incluidos los Recursos Educativos Abiertos), tanto propios como externos, que apoyen los procesos de enseñanza, aprendizaje e investigación. 
  • Incentivar el canje y la donación de publicaciones a fin de asegurar que la producción editorial de El Colegio esté disponible en otras bibliotecas.

 

Ampliar, preservar y promover las colecciones únicas y especiales. 

  • Contribuir al registro histórico y académico mundial de colecciones, al identificar, adquirir, curar y difundir  aquellas que sean únicas y especiales (independientemente de su origen) que por su rareza, excepcionalidad o relevancia para la investigación requieren conservarse, preservarse y hacerse accesibles por medios electrónicos. 
  • Apoyar la preservación digital para garantizar que las colecciones estén disponibles ahora y en el futuro. 

 

 Gestión y adquisición de Datos de Investigación para la comunidad.

  • Identificar las necesidades de la comunidad en materia de gestión de datos de investigación.
  • Contar con la infraestructura que permita almacenar, gestionar y difundir los datos de investigación generados en proyectos de estudiantes, profesores e investigadores.
  • Asegurar el acceso a paquetes de datos de investigación producidos por otras instituciones que sean de interés para la comunidad.

Llegar a la propuesta de estos seis apartados que se leen de manera sencilla implicó, sin embargo, un ejercicio grupal que requirió el compromiso y la participación de los miembros del equipo, para revisar, sintetizar, analizar, reflexionar, discutir y, en conjunto, obtener una aproximación al panorama futuro para el desarrollo y la gestión de las colecciones en la #BiblioColmex. 

La tercera etapa del Plan, consistió en definir las líneas estratégicas oficiales para el área de Colecciones. Para conseguir dicho objetivo se analizaron las tendencias en conjunto y así evitar duplicaciones, pues ciertamente varios puntos se relacionan entre sí, por ello, la siguiente actividad consistió en definir estrategias globales viables para disminuir el riesgo o aprovechar la oportunidad del entorno planteado; y evitar centrarse en acciones concretas, pues es difícil preverlas a un futuro de diez años. Un ejemplo de lo anterior podría ser: Asegurar que los usuarios tengan acceso a los recursos en Acceso Abierto pertinentes para nuestra comunidad desde el catálogo de la biblioteca. 

En este punto se revisaron planes estratégicos elaborados por otras bibliotecas académicas, lo cual permitió entender un poco más y representar claramente lo que se propone en esta etapa de la planeación; esto también sirvió para resaltar las similitudes en las tendencias y tópicos de interés identificados por el grupo. Particularmente útiles resultaron los planes estratégicos de las Bibliotecas Universitarias de OttawaEastern Illinois y Virginia Tech, por la claridad y sencillez con que plantean sus objetivos.  Posteriormente, estas áreas de trabajo fueron presentadas por la líder del equipo al Grupo de Coordinadores de la Biblioteca para su discusión y posterior aprobación, para así quedar incluidas en el Plan Estratégico 2020-2030 (y las cuales se presentarán en una próxima entrada). 

En la próxima entrada se abordará lo relativo a la Organización de la información en el Plan de Desarrollo 2021-2030 de la #BiblioColmex. 

 

*En un principio, el Equipo de Gestión de Colecciones se integró por Carolina Palacios, Tomás Bocanegra, Victor Cid y Claudia Escobar (Coordinadora de Gestión de Colecciones durante los meses de marzo a diciembre de 2020). A partir de este año 2021 la tarea está a cargo de Valentín Ortiz, actual Coordinador del área.

**La noción de sostenibilidad radica en que las colecciones deben crecer en la misma medida en que aumentan la producción de investigación y las expectativas de los usuarios, sorteando costos insostenibles y adaptando la filosofía de ciencia abierta,  reconociendo los desafíos de implementación.   https://biblio.uottawa.ca/en/about/projects/ad-hoc-university-committee-sustainable-library-collections  

Referencias consultadas 

 

 

Claudia Escobar-Vallarta

Bibliógrafa asignada al Centro de Estudios Demográficos, Urbanos y Ambientales de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas de El Colegio de México. También soy Blogger en #Infotecarios 🙂 Bibliotecaria

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