Notas sobre el procesamiento archivístico del Fondo Seminario sobre Violencia y Paz de El Colegio de México en el ecosistema digital de la BDCV

Exponer la experiencia del procesamiento archivístico del Fondo Seminario sobre Violencia y Paz de El Colegio de México (SVyP) dado en custodia por el Dr. Sergio Aguayo implica, necesariamente, un abordaje que vaya más allá del análisis  archivístico, y que tenga en cuenta otras dimensiones asociadas al mismo como son: el escenario institucional de formación del fondo, en particular el ecosistema de investigación de El Colegio de México, considerando la importancia que ha adquirido la gestión de datos de investigación; el proyecto Repositorio de Documentación sobre Desapariciones en México (RDDM); así como el enfoque del ecosistema digital de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas (BDCV).

En tal sentido la documentación del SVyP puede analizarse, desde dos puntos de vista que se complementan y determinan las características de su procesamiento. Por una parte, desde el punto de vista de la estructura epistémica de la archivística, esta documentación es un fondo documental que contiene el conjunto de los documentos acumulados (producidos y recibidos) por el Seminario en el ejercicio de sus actividades de investigación. Es decir, es el resultado documental del registro de información derivado de todo el proceso de indagación desarrollado por sus investigadores, por lo que sus documentos, en tanto instrumentos y subproductos del registro de dichas actividades, ofrecen evidencias de las mismas.

Por otra parte, desde el enfoque de la gestión de datos de investigación, y teniendo en cuenta que estos documentos son parte del ecosistema de investigación de El Colegio de México, deben ser considerados como fuentes primarias que respaldan la investigación del Seminario y, consecuentemente “…se utilizan como evidencia en el proceso de investigación y/o son comúnmente aceptadas en la comunidad investigadora como necesarias para validar los hallazgos y resultados…” (CASRAI).

Como se puede apreciar, ambos enfoques coinciden en la idea de que los documentos, derivados del proceso de investigación, proporcionan evidencias o pruebas del mismo. En tal sentido coincidimos con el enfoque utilizado en el curso impartido recientemente sobre gestión de datos de investigación en nuestra biblioteca, en el que Arien González afirmaba que la gestión de datos tiene un carácter documental, pues estos no son inmateriales, sino que están registrados en documentos y que proporcionan evidencias de las actividades de investigación. Es decir, son “Información creada, recibida y mantenida como evidencia e información por una organización o persona en virtud de sus obligaciones legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividades.” (ISO 15489, 2001, 3). Corroborando esta idea, McDonald (2010, 54) afirma “…que la gestión documental y la gestión de datos significan literalmente lo mismo, y que el tratamiento distinguido de este tipo de documentos deriva de las percepciones que tenemos de lo que significa cada concepto y las funciones y el estatus de las jurisdicciones de información que cada uno ha reclamado para sí.” Por otra parte, el proyecto InterPARES 2 equipara los conceptos de datos y documento archivístico (records), considerándolos una misma entidad. Por lo anterior, podemos afirmar que el elemento que integra estos enfoques de gestión es el hecho de que ambos se ocupan de los documentos archivísticos, en este caso en particular, de aquellos derivados de las actividades de investigación del Seminario. Adicionalmente, es importante señalar que la función de la gestión documental/archivística es garantizar que dichos documentos provean evidencia veraz, fiable, auténtica, íntegra y accesible, para que funcionen, en el corto, mediano y largo plazo, tanto como fuentes documentales veraces para futuras investigaciones, y como pruebas de dichas actividades de investigación.

El SVyP es una de las iniciativas de investigación académica desarrolladas por El Colegio, inició sus trabajos en 2014 coordinado por el Dr. Sergio Aguayo, con el propósito de generar conocimiento sobre la naturaleza del fenómeno de la violencia y criminalidad, atribuible al crimen organizado, ocurrido en México desde hace algunos años. (https://violenciaypaz.colmex.mx/acerca-de). La documentación fue entregada a la BDCV, por el propio Dr. Aguayo, como parte de los recursos que serían incluidos en el RDDM. Cuenta con documentos producidos y compilados durante el proceso de investigación, con un volumen de 2084 ficheros y una importante diversidad de formatos[1] y tipologías documentales, para un total de 13 GB de almacenamiento; cubriendo un período cronológico que va de 2003 a 2021.

Una particularidad que resulta importante apuntar, por sus implicaciones para garantizar la veracidad de los documentos y su preservación a largo plazo, es el hecho de que la documentación que fue transferida a la BDCV careciera de los requisitos mínimos indispensables que los creadores de los documentos deben tener en cuenta. Los documentos se encontraban almacenados en carpetas, en las máquinas de cada uno de los investigadores, sin ningún tipo de normalización o clasificación, y en muchos casos carecían de los metadatos mínimos de identidad, integridad y transmisión, que permiten avalar su veracidad y consecuentemente su capacidad de proporcionar evidencia de las actividades de investigación que registran. Por otra parte, los ficheros o archivos no contaban con nombres normalizados, y la diversidad de los mismos era fehaciente.

El convencimiento de que esta documentación debía ser tratada atendiendo a su carácter de datos de investigación y, consecuentemente, la necesidad de garantizar que estos proporcionaran evidencias de dichas actividades condujo a la identificación del contexto de creación de los documentos, al análisis de las actividades de investigación y al estudio de la tipología documental que se había producido. Ello permitió determinar que la investigación se desarrolló en cuatro fases, a saber, San Fernando y Allende (Primera fase), Piedras Negras (Segunda fase), Colectivos de víctimas y sociedad civil (Tercera fase), Reconquistando La Laguna (Cuarta fase); y que existían otros cuatro aspectos que se trabajaron transversalmente, denominados Los Zetas, Análisis de contexto y Demanda Humberto Moreira vs Sergio Aguayo. Así mismo, la actividad de identificación permitió determinar que en cada una de las fases se habían producido documentos tanto derivados del proceso de investigación, como de la gestión administrativa del Seminario y que al mismo tiempo se había compilado una gran cantidad de materiales que sirvieron de fuentes a la propia investigación. Este proceso de identificación permitió determinar las categorías archivísticas del fondo documental, es decir, las agregaciones documentales a las que los documentos pertenecen (fondo, secciones, series documentales), garantizando así el mantenimiento del vínculo archivístico existente entre todos los documentos y consecuentemente su capacidad de funcionar como evidencia de las actividades que ellos registran. En consecuencia, el Cuadro de Clasificación respetó cada una de las fases de la investigación, así como las actividades que se no se integraron en las mismas y que son transversales a toda la investigación, como se puede apreciar en el esquema del cuadro que se presenta a continuación.

1.1 Sección: San Fernando y Allende (Primera fase)

1.2 Sección: Piedras Negras (Segunda fase)

1.3 Sección: Colectivos de víctimas y sociedad civil (Tercera fase)

1.4 Sección: Reconquistando La Laguna (Cuarta fase)

1.5 Sección: Los Zetas

1.6 Sección: Análisis de contexto

1.7 Sección: Demanda Humberto Moreira vs Sergio Aguayo

El Cuadro de Clasificación se complementó con la inclusión de dos Subsecciones en cada una de las secciones (fases) antes expuestas, de forma tal que la documentación producida como subproducto del registro de información de las actividades propias de la investigación quedó clasificada de forma independiente de la documentación que se compiló y se utilizó como fuentes, como se puede apreciar a continuación.

• Subsección: Documentos producidos (Primera fase)
• Subsección: Documentos compilados (Primera fase)

Cada una de estas subsecciones contiene las Series documentales pertenecientes a las mismas, como se puede apreciar en el siguiente ejemplo.

1.2 Sección: Piedras Negras (Segunda fase)

1.2.1. Subsección: Documentos producidos

Series documentales

• 10 Documentos de gestión
• 11 Resultados de investigación
  • 1 Documentos de investigación
  • 2 Publicaciones
  • 3 Análisis de literatura

1.2.2. Subsección: Documentos compilados

Series documentales:

• 12 Expedientes judiciales
• 14 Mapas
• 15 Prensa

Por otra parte, la identificación de las series documentales del fondo permitió constatar la diversidad de la tipología documental del mismo, que incluye, proyectos de investigación, solicitudes de información, expedientes judiciales, fotografías, correspondencia, artículos y notas de prensa, vídeos, bases de datos, mapas, registros de víctimas, testimonios, reportes de investigación, libros, artículos académicos, así como la documentación de la demanda interpuesta por Humberto Moreira a Sergio Aguayo, compilada por este último. Como se puede apreciar esta diversidad documental contiene recursos de información que tradicionalmente han recibido tratamiento bibliográfico, como puede ser el caso de los libros, los artículos académicos, los vídeos, e incluso las notas de prensa. Sin embargo, las necesidades del procesamiento derivadas del carácter evidencial de estos documentos, en tanto fondo documental, no tiene por qué estar reñida con las necesidades de representación de la información de cada uno de los tipos de recursos, siempre y cuando garantice el respeto al contexto de creación de los mismos, y su correspondencia al conjunto documental y a las agregaciones al que pertenecen. Un ejemplo que permite ilustrar esta idea fue la decisión de describir bibliográficamente, por parte de la Coordinación de Organización de la Información de la Biblioteca (COI) en el sistema ALMA, todos los libros, capítulos de libros, artículos y videos contenidos en el fondo. Los cuáles fueron integrados a sus correspondientes series documentales, en el sistema Access to Memory (AtoM), utilizando el metadato Unidades de descripción relacionadas, del Área materiales relacionados de la norma ISAD (G). Así, por ejemplo, la serie documental Publicaciones, perteneciente a la primera fase de la investigación del Seminario, no cuenta con descripciones archivísticas en el sistema AtoM, pero sí con los enlaces mediante URLs para que las publicaciones puedan ser consultadas en el catálogo bibliográfico de la biblioteca, como se puede observar en la Figura 1.

De esta forma se respetaron, de una parte, las necesidades de representación de información de este tipo de recurso, y de otra, su pertenencia (procedencia contextual) al proceso de investigación del Seminario, actividad de la cual las publicaciones proporcionan evidencia, contribuyendo así a la veracidad de las mismas. Al mismo tiempo, la carencia de elementos suficientes para la representación bibliográfica de las notas de prensa condujo a la decisión de procesarlas archivísticamente, en el sistema AtoM.

Esta solución se pudo aplicar, en gran medida, debido a que el procesamiento del fondo estuvo enmarcado en el proyecto RDDM, y que este a su vez se abordara desde el enfoque del ecosistema digital de la BDCV. De esta forma no solo se pudieron integrar las descripciones archivísticas y bibliográficas en el sistema AtoM, como hemos apuntado, sino que también fue posible exportar al sistema Hyrax, a partir del cual los usuarios podrán consultarlo, mediante el uso de ficheros CSV contentivos de los metadatos identificados por la COI, cada una de las descripciones elaboradas en AtoM, para su visualización en el RDDM. La colaboración entre la COI, responsable del Grupo de Metadatos en el RDDM, el proyecto Fondos y Colecciones Especiales y la Coordinación de Innovación Digital, en particular su actividad de preservación digital, integrados todos en el ecosistema, permitió identificar los metadatos que garantizaron el mantenimiento de la procedencia contextual de los recursos archivísticos que se visualizan en RDDM. Estos metadatos fueron “incluido en”, que hace referencia a las agregaciones documentales identificadas en el Cuadro de Clasificación del fondo SVyP y aplicadas en el sistema AtoM, e “instrumento de descripción archivística” que permite el enlace con el sistema AtoM, mediante su url, como se puede apreciar en la Figura 2.

El procesamiento del fondo SVyP mostró las potencialidades que ofrece la integración armónica de los procesos de la BDCV, desde el enfoque de ecosistema digital, para facilitar el acceso a los recursos de información, y al mismo tiempo nos permitió identificar aquellos aspectos que será necesario perfeccionar para la integración de los fondos y colecciones archivísticos en dicho ecosistema. En tal sentido resultó evidente la necesidad de incidir en el ecosistema de investigación de El Colegio, de forma tal que, desde el momento de la creación de los documentos, se establezcan los requisitos mínimos necesarios que permitan garantizar que los registros documentales derivados de las actividades de investigación puedan utilizarse, en el corto, mediano y largo plazo, como evidencias veraces para validar los hallazgos y resultados que en ellas se alcancen.

Bibliografía

CASRAI. Research Data Management Glossary. https://casrai.org/rdm-glossary/ Consultado el 05 de marzo de 2022.

ISO 15489: Information and Documentation – Records Management –  Part 1: General. ISO 15489-1:2001(E)

[1] El fondo cuenta con documentos en los siguientes formatos: avi, cvs, do, doc, docx, dta, htm, jpeg, jpg, m4a, mov, mp3, mp4, odt, pdf, png, pptx, tif, tiff, wav, wmv, xls, xlsx.

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