Notas sobre el procesamiento archivístico del fondo documental La Casa de España en México en el ecosistema digital de la BDCV

Estas notas dan continuidad a la publicada en este Blog relacionada con el procesamiento del fondo documental Seminario sobre Violencia y Paz de El Colegio de México, el pasado mes de abril de 2022. Con estas notas pretendemos crear una serie dentro del Blog a todos los trabajos de organización y representación de documentos archivísticos que se realice en la Coordinación de Fondos y Colecciones Especiales de nuestra Biblioteca.

Particularidades de la organización y representación de recursos de información archivísticos.

La organización y representación de recursos de información está determinada por la naturaleza de los mismos. En el caso particular de los recursos de información archivísticos esta responde a la naturaleza evidencial del documento archivístico.

Un documento archivístico es “Información creada, recibida y mantenida como evidencia (prueba) e información, por una organización o persona en virtud de sus obligaciones legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividades.” (ISO 15489-1:2001(E), 3). Dicho en otras palabras, el documento archivístico es el instrumento a través del cual es posible registrar actos o transacciones sociales y, consecuentemente, deriva en subproducto de dicho registro. Este subproducto, en tanto documento archivístico, proporciona prueba de la ocurrencia de los actos y transacciones registrados, por lo que es considerado evidencia fidedigna de los mismos.

Los documentos archivísticos, sin importar su forma o estructura, deben poseer las características de fiabilidad, autenticidad, integridad y accesibilidad para ser considerados evidencia fidedigna. Esta se establece, entre otros aspectos, fijando el contexto de creación de los mismos en los propios documentos, ya sea a través signos verificables por el ojo humano (firmas, sellos, membretes, etc.), o a través de metadatos. Es decir, fijando en el documento información de todos aquellos agentes y entidades responsables por el contenido informativo del acto o transacción registrado. Todos estos agentes y entidades (funciones, actividades, instituciones, personas, etc.) constituyen el contexto de creación de los documentos archivísticos y su representación en los mismos permite confiar en la información que registran y corroborar su autenticidad en el largo plazo.

Figura 1. Esquema del documento archivístico, en tanto registro de información de actos y transacciones sociales.
Figura 1. Esquema del documento archivístico, en tanto registro de información de actos y transacciones sociales.

Consecuentemente, el proceso de organización y representación de recursos de información archivísticos implica organizar y representar información tanto de los documentos mismos, como de sus contextos de creación. Es por ello que la descripción archivística es definida como la “Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido.” (ISAD (G) 2000, 16).

La descripción archivística, se basa en la técnica de la descripción multinivel a través de la cual se “…crean conjuntos de descripciones coherentes y aplicables a todos los tipos de archivos, fondos o documentos que, relacionadas entre sí como parte de una estructura descriptiva, basada en el principio de procedencia, organiza la información en niveles. El resultado es un conjunto de descripciones que, relacionadas jerárquicamente por niveles, describen las partes del fondo.” (MDM, 2006, 17)

En tal sentido las normas internacionales de descripción archivística ISAD (G), ISAAR (cpf), ISDF, e ISDIAH, publicadas por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), responden a las necesidades de organización y representación de evidencias fidedignas, como se puede apreciar en la figura 2.

 

Figura 2. Relación entre las entidades contextuales de los documentos archivísticos y las normas de descripción. Elaboración propia.
Figura 2. Relación entre las entidades contextuales de los documentos archivísticos y las normas de descripción. Elaboración propia.

El proceso de organización y representación del fondo La Casa de España en México

La Casa de España en México

La Casa de España en México fue una institución de carácter académico y cultural, creada por acuerdo del presidente de México Lázaro Cárdenas el 1 de julio de 1938, con el objetivo de servir de centro de reunión, trabajo y refugio de intelectuales españoles republicanos. En 1936 Daniel Cosío Villegas, entonces encargado de negocios de México en Portugal, propuso la idea de que la mejor contribución que México podía ofrecer a la causa republicana española era acoger a un grupo de sus intelectuales más destacados para que sus actividades profesionales no se vieran truncadas. (Lida, Clara E.1988) Esta idea se materializó en el citado acuerdo presidencial, que estableció su forma de funcionamiento, sus objetivos y sus funciones. Todas las actividades de La Casa fueron coordinadas por un Patronato, que quedó constituido, también por el acuerdo del presidente Cárdenas, por Alfonso Reyes como su presidente; Daniel Cosío Villegas, como secretario, y como vocales fungieron Eduardo Villaseñor, subsecretario de Hacienda; Gustavo Baz, Rector de la Universidad Nacional; Enrique Arreguín, presidente del Consejo Nacional de Enseñanza Superior y de la Investigación Científica.

La Casa ejerció funciones de contratación de sus miembros, determinó el género y el lugar de sus actividades, sirvió de órgano de relación con numerosas instituciones académicas, centros culturales y dependencias gubernamentales, dentro y fuera de México, para el desarrollo de múltiples cursos, conferencias y publicaciones. Otorgó becas y auxilios a aquellos intelectuales españoles que, sin ser miembros de La Casa, contribuyeron con sus trabajos a los fines de la institución. La labor intelectual favorecida y alentada por La Casa de España en México se considera descomunal, pues su escaso tiempo de su funcionamiento, apenas dos años, permitió el establecimiento de corrientes y tendencias académicas y culturales que dejaron honda huella en la cultura mexicana y en la identidad cultural iberoamericana. La Casa dejó de existir el 31 de diciembre de 1940, fecha en que culminaron sus compromisos y contratos, para dar paso a El Colegio de México.

El fondo documental La Casa de España en México contiene la documentación producida, recibida y compilada por la misma entre 1936 y 1940. Cuenta con acuerdos, memorándums y correspondencia generada por el Patronato, así como documentación derivada de las gestiones y trámites realizados para el traslado a México de los emigrados españoles; documentos emanados de la coordinación de las actividades académicas, culturales y de investigación, desarrolladas por los miembros de La Casa; la correspondiente a la gestión de los asuntos administrativos, particularmente aquellos derivados de la gestión de sus publicaciones y los asuntos financieros; y una copiosa correspondencia tanto de sus principales directivos como de muchos de sus miembros.

Organización del fondo documental. El proceso de identificación

Teniendo en cuenta que el documento archivístico es el registro de actos y transacciones derivados de la ejecución de funciones, actividades y tareas, resulta imprescindible, como primer paso del procesamiento de los fondos documentales, identificarlas y determinar qué documentos se derivan de su ejecución, con el propósito de respetar su contexto de creación y consecuentemente el principio archivístico de la procedencia. En tal sentido el proceso de identificación es una “Operación intelectual de organización de los documentos archivísticos que, basada en el principio de procedencia, refleja la estructura administrativa y/o competencia o función de las organizaciones creadoras.” (Walne, P., 1988, 38) El resultado de este proceso es la elaboración del cuadro de clasificación de los fondos y colecciones, a través del cual se logrará mantener el enlace entre los documentos y los actos y transacciones que estos registran y, consecuentemente, su contexto de creación.

Ahora bien, en el caso particular del fondo La Casa de España en México fue necesario identificar qué documentos realmente había generado en virtud de sus funciones, actividades y tareas, pues estos se encontraban dispersos en las secciones La Casa de España, Alfonso Reyes y Daniel Cosío Villegas, del fondo El Colegio de México, atesorado en su Archivo Histórico. La figura 3 muestra el resultado de dicho proceso de identificación.

Figura 3. Proceso de identificación de los documentos generados por La Casa de España en México en las secciones del fondo El Colegio de México.
Figura 3. Proceso de identificación de los documentos generados por La Casa de España en México en las secciones del fondo El Colegio de México.

Como se aprecia en la figura 3, se identificaron un total de 574 documentos que registran el quehacer de La Casa y que verdaderamente constituyen su fondo documental. El proceso de identificación aplicado a estos documentos permitió determinar la estructura administrativa y funcional de La Casa como sigue:

  • Patronato de La Casa de España en México
  • Gestiones de apoyo a los emigrados
  • Asuntos Académicos
  • Asuntos Administrativos
  • Expedientes personales

La figura 4 muestra el cuadro de clasificación, resultado del proceso de identificación del fondo documental.

Figura 4. Cuadro de clasificación del fondo documental La Casa de España en México. Tomado del sistema AtoM.

El proceso de descripción del fondo

La descripción del fondo La Casa de España en México se realizó utilizando las normas internacionales ISDIAH, ISAD (G), ISAAR (cpf)

La decisión de utilizar estas normas se sustentó fundamentalmente en las facilidades que las mismas ofrecen para:

  1. Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas (autoexplicativas),
  2. Facilitar la recuperación y el intercambio de documentos archivísticos,
  3. Compartir datos de autoridad,
  4. Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

Las normas fueron utilizadas para los siguientes propósitos:

ISDIAH: Descripción del contexto del fondo documental. Permitió representar la información de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas como custodio del fondo documental.1

ISAD (G). Descripción de las entidades documentales y su estructura jerárquica: fondo, secciones, series y unidades documentales.2

ISAAR (cpf). Descripción del contexto del fondo documental. Permitió representar a los productores de los documentos: personas, instituciones y familias.3

Todas las descripciones se realizaron y visualizaron con el sistema Acces to Memory (AtoM), dadas las facilidades que ofrece para la representación de información como evidencia fidedigna. AtoM, un software libre desarrollado por la empresa ArteFactual Systems y el Consejo Internacional de Archivos, ofrece un alto grado de normalización al utilizar las normas internacionales de descripción archivística, así como amplias posibilidades para representar relaciones documentales y no documentales a través de sus treinta y seis taxonomías. Al mismo tiempo que permite la convergencia y el intercambio de información con otros sistemas y la importación y exportación de datos.

Adaptación de la norma ISAD (G) para la descripción de entidades documentales del fondo

La norma ISAD (G) es una norma de carácter general, que se autodefine como una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. En consecuencia, si bien se utilizaron todas las áreas y campos definidos por la norma, fue necesario adaptar algunos de sus metadatos para las necesidades particulares del fondo. Así el campo Sistema de Arreglo, del Área Alcance y Contenido, fue utilizado a nivel de unidades documentales para mostrar las clasificaciones archivísticas que habían sido colocadas, en forma manuscrita, en los documentos por los propios creadores o sus custodios posteriores. Ejemplo: General, Expedientes, Patronato, etc. Esta información puede resultar de gran utilidad, pues los usuarios podrán identificar la forma en que los creadores del fondo lo clasificaron y ordenaron originalmente. Al mismo tiempo este tipo de información permite documentar el contexto del fondo explicitando actividades de gestión documental como las apuntadas, lo que resulta indispensable para construir la historia archivística y de la custodia del fondo.

Este campo también se adaptó para ofrecer a los usuarios información relativa a la referencia, o forma de localización, que tuvieron originalmente los documentos, bajo la denominación de Referencia anterior. Ejemplo:

Referencia anterior: Fondo El Colegio de México. Sección Archivos Institucionales. Subsección Daniel Cosío Villegas. Caja 1. Expediente 33. Becados           

Esto permitirá a los usuarios localizar los documentos a través de referencias que ya habían sido utilizadas en los acervos custodiados por el Archivo Histórico de El Colegio, y al mismo tiempo, continuar documentando el proceso de gestión documental al que habían sido sometidos.

Otro de los elementos que destaca la aplicación de la norma a las necesidades del Fondo fue la integración de expedientes personales que se encontraban dispersos. En este caso se utilizó uno de los niveles de descripción definidos por la norma, el denominado Parte, para integrar en una sola unidad de descripción todos los expedientes pertenecientes a una misma persona, como se observa en la figura 5.

 

 

 

Figura 5. Unidad de descripción Expediente y las partes que lo componen.
Figura 5. Unidad de descripción Expediente y las partes que lo componen.

Las posibilidades que ofrece ISAD (G) para representar relaciones entre recursos de información se aplicó para indicar a los usuarios la existencia de relaciones de contenido entre los documentos del Fondo. De esta forma, por ejemplo, un usuario que consulte el presupuesto de La Casa del año 1939 podrá acceder al Acta del Patronato donde fue aprobado, sin necesidad de realizar una nueva búsqueda. Para ello se normalizó la forma de referenciar dichas relaciones, como se muestra en la figura 6.

Figura 6. Representación de una relación documental en el Fondo.
Figura 6. Representación de una relación documental en el Fondo.

Otro de los aspectos sobresalientes de las bondades de ISAD (G), aprovechados en el procesamiento del Fondo, fue el uso del campo Notas para normalizar la forma de citar los documentos, como aprecia en la figura 7.

Figura 7. Forma de citar los documentos del fondo.
Figura 7. Forma de citar los documentos del fondo.

Adaptación de la norma ISAAR (cpf) para la creación de registros de autoridad del Fondo

Una parte importante de los contextos de creación de los documentos archivísticos, como se puede apreciar en la figura 1, lo representan aquellos agentes que participan en la creación y custodia de cualquiera de las entidades documentales que son objeto de la descripción. Estos agentes han sido definidos por la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, por sus siglas en inglés ISAAR (cpf), bajo el término de Productor, como “Cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha producido, reunido y/o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional (Creator).” (ISAAR (cpf), 2004,12).

Esta norma es una guía general para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de los recursos archivísticos. (ISAAR (CPF, 2004))

Resulta importante señalar que el papel que un Productor juega dentro del contexto de creación de los documentos –como responsable por el contenido del mismo para que este funcione como evidencia fidedigna de los actos o transacciones que registra, así como para corroborar la autenticidad de los mismos en el largo plazo– determina los metadatos de los registros de autoridad de productores y el nivel de profundidad y detalles de las descripciones de dichos registros. La norma establece cuatro áreas (Identificación, Descripción, Relaciones y Control) para la elaboración de registros de autoridad de productores, qué a primera vista no difieren significativamente de los registros de autoridad corporativos y de personas en el campo bibliográfico. Sin embargo, el área de Descripción en particular contiene un conjunto de metadatos que permiten una mayor comprensión del contexto de existencia de la autoridad, y que refuerzan la representación de información sobre el contexto de creación de los documentos, al mismo tiempo que pondera la autenticidad de los mismos en el largo plazo. Esta área incluye los metadatos de Fecha, Historia, Lugar, Estatuto jurídico, Funciones, ocupaciones y actividades, Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s), Estructura(s) interna(s)/Genealogía, Contexto General.

Así mismo, la norma permite documentar las relaciones entre entidades documentales y no documentales, al ofrecer pautas para relacionar diferentes productores de documentos con los documentos creados por ellos, y con otros agentes. (ISAAR (cpf), 2004,12).

La aplicación de la norma en el caso del fondo La Casa de España en México puede considerarse exhaustivo, pues fueron creados registros de autoridad para todas las entidades creadoras del mismo como la propia Casa y el Patronato, que fungía como su órgano ejecutivo, así como de los 54 invitados españoles y sus 37 familias, para un total de 195 registros. El nivel de profundidad del uso de los metadatos en cada uno de los registros también fue exhaustivo, como se observa en los registros de los dos siguientes ejemplos:

Registro de autoridades de La Casa de España en México. (https://archivos.colmex.mx/index.php/la-casa-de-espana-en-mexico). Figura 8

Registro de Autoridad de Bal y Gay, Jesús. (https://archivos.colmex.mx/index.php/bal-y-gay-jesus-2). Figura 9

 

Por otra parte, se aprovecharon especialmente las facilidades tanto de la norma como del sistema AtoM para representar relaciones. En tal sentido cada uno de los registros de autoridad cuenta con enlaces a los documentos, lo que permite al usuario consultarlos sin necesidad de realizar nuevas búsquedas, como se aprecia en la figura 10.

Figura 10. Representación de la relación de entidad no documental persona, con entidades documentales en el fondo documental La Casa de España en México.

Dichas facilidades resultaron también muy útiles para atender las necesidades particulares de representación del fondo, pues la documentación atesorada en el mismo no solo refleja el quehacer de los refugiados españoles invitados por La Casa, sino también la de los familiares que los acompañaron a México. Mantener la relación entre los invitados y sus familiares para facilitar la recuperación de esta información fue posible utilizando el Área de relaciones de la norma y todos sus metadatos, como se aprecia en la figura 11.

 

Figura 11. Representación de la relación de entidades no documentales: personas en el fondo documental La Casa de España en México.
Figura 11. Representación de la relación de entidades no documentales: personas en el fondo documental La Casa de España en México.

La representación de cada una de estas relaciones familiares en sus respectivos registros de autoridad sirvió de base para la creación de un mapa interactivo de las relacione que puede ser consultado en el enlacehttps://archivos.colmex.mx/familias. El mapa es una herramienta de valor agregado para la investigación, desarrollada por Eime Javier Cisneros Brito, Especialista en sistemas de la Coordinación de Innovación Digital de la BDCV, en un esfuerzo que denota las fortalezas del ecosistema digital de la biblioteca para facilitar el acceso a los diferentes recursos de información.

El procesamiento del Fondo La Casa de España en México representa un paso más en el propósito de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas de promover la organización, preservación, difusión, divulgación, descubrimiento, acceso y recuperación de los documentos de valor histórico que constituyen fuentes documentales para la investigación de toda la comunidad académica del COLMEX, a través del uso de buenas prácticas nacionales e internacionales y de la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de forma tal que se les dé visibilidad y se garantice el ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria histórica, institucional y social, así como el desarrollo del aprendizaje y el conocimiento.

 

Bibliografía

ISO 15489: Information and Documentation – Records Management –  Part 1: General. ISO 15489-1:2001(E). p. 3

ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. (2000). Madrid: Consejo Internacional de Archivos.

ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. (2004). Madrid: Consejo Internacional de Archivos.

Lida, Clara E., José Antonio Matesanz, and Beatriz Morán Gortari. La Casa de España en México. Primera edición. N.p., 1988. Print.)

Manual de Descripción Multinivel. Junta de Castilla y León Consejería de Cultura y Turismo. 2006. p. 17 

Walne, P. Dictionary of archival terminology. 2a.ed. München, New York, Paris: Saur, 1988. p. 38

 

Notas al pie

[1] La descripción puede consultarse en el siguiente enlace: https://archivos.colmex.mx/index.php/coordinacion-de-fondos-y-colecciones-especiales-de-la-biblioteca-daniel-cosio-villegas-de-el-colegio-de-mexico.

[2] La descripción puede consultarse en el siguiente enlace: https://archivos.colmex.mx/index.php/la-casa-de-espana-en-mexico-2

[3] Los registros de autoridad de personas, instituciones y familias pueden consultarse en el siguiente enlace: https://archivos.colmex.mx/index.php/actor/browse



Citar este post
Mayra Mena (2023, 19 abril). Notas sobre el procesamiento archivístico del fondo documental La Casa de España en México en el ecosistema digital de la BDCV. Amontonamos las palabras: Blog de la Biblioteca de El Colegio de México. Recuperado 12 de junio de 2024, de https://doi.org/10.58079/lwfz

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