Trello: herramienta para la gestión de proyectos colaborativos 

La gestión de proyectos se ha convertido en un desafío para muchas personas y equipos de investigación. Mantener el trabajo organizado, colaborar de manera efectiva y realizar el seguimiento de tareas puede resultar difícil. Afortunadamente, existen herramientas en línea que pueden hacer que este proceso sea más sencillo y eficiente. En esta nota, se analizará Trello, una plataforma digital para la gestión de proyectos que se ha vuelto muy popular debido a su facilidad de uso y su capacidad para fomentar la colaboración entre equipos de investigación. 

Trello utiliza un sistema de tableros, listas y tarjetas para organizar y dar seguimiento a las tareas de un proyecto. Cada tablero de Trello puede representar un proyecto específico o una iniciativa dentro de cualquier ámbito profesional.  En cada tablero; se crean listas que representan etapas o fases del proyecto, y se asignan tarjetas individuales a cada tarea, como se muestra en la imagen 1. Esta estructura visual y jerárquica facilita la planificación, la colaboración y el seguimiento de las actividades. 

Imagen 1: Vista general de tablero, tarjetas y organización de un proyecto de ejemplo. 

Una de las ventajas más destacadas de Trello es su flexibilidad y facilidad para personalizarla, ya que se puede adaptar los tableros, las listas y las tarjetas, las cuales representan normalmente una tarea, que necesite ser gestionada. Cada tarjeta puede contener información relevante, como descripciones, listas de verificación, fechas de vencimiento, etiquetas, archivos adjuntos, comentarios y colaboradores asignados, según las necesidades y características específicas de un proyecto o equipo de trabajo. Por ejemplo, se puede crear listas para las diferentes etapas de un proyecto, como planificación, ejecución y seguimiento, y asignar tarjetas a cada miembro del equipo responsable de una tarea en particular. Esto promueve la colaboración, la asignación clara de responsabilidades y evita confusiones. 

Para tener una mejor idea de cómo se estructuran los tableros, las listas y las tarjetas en Trello y cómo interactúan entre sí,  en la imagen 2, se puede observar la ubicación de cada elemento. 

Imagen 2: Ubicación del tablero, tarjeta y listas dentro de Trello 

Trello también permite adjuntar archivos relevantes a las tarjetas, como documentos, imágenes o enlaces a recursos externos. Esta funcionalidad facilita el acceso a la información necesaria para cada tarea. Además, Trello ofrece la posibilidad de añadir comentarios en las tarjetas, estos comentarios pueden servir para aclarar dudas y proporcionar actualizaciones lo que facilita la comunicación y el intercambio de ideas entre los miembros del equipo. 

Otra característica valiosa de Trello es su capacidad de integración con otras herramientas y servicios de almacenamiento de documentos, como Google Drive o Dropbox, para acceder rápidamente a los documentos relacionados con cada tarea. También se puede integrar servicios de mensajería instantánea, como Slack, para recibir notificaciones en tiempo real sobre actualizaciones y comentarios en los proyectos, todo esto gracias a su apartado de Power ups como se muestra en la imagen 3.  

Imagen 3: Ejemplo de PowerUps 

Es importante resaltar que Trello ofrece opciones de privacidad y control de acceso, se puede establecer quién puede ver y editar los tableros y las tarjetas en Trello, lo que garantiza la coordinación del equipo de manera jerárquica. Esto es especialmente relevante cuando se manejan instrucciones específicas, informes o proyectos en desarrollo. Además, Trello ofrece funciones de control de permisos, lo que permite asignar roles y definir los niveles de acceso a determinados tableros o tarjetas. Esto asegura que solo las personas autorizadas puedan ver y modificar la información que les corresponde. Al utilizar Trello como herramienta de gestión de proyectos, se promueve la visibilidad y la participación de todos los miembros del equipo. Cada miembro puede ver fácilmente el estado de las tareas, las fechas de vencimiento y las actualizaciones más recientes. Esto crea un entorno de trabajo más colaborativo, donde todos están informados y pueden contribuir de manera más efectiva al éxito de los proyectos. 

En comparación con otras herramientas de gestión de proyectos como Planner o Monday, entre otros, Trello tiene las siguientes características interesantes que lo hacen destacar en la gestión de proyectos: 

  • Etiquetado de tarjetas:  Permite utilizar etiquetas personalizables para categorizar y organizar las tarjetas de acuerdo con diferentes criterios. Esto facilita la búsqueda y el filtrado de tareas, permitiendo un enfoque eficiente en las actividades más relevantes. 
  • Fechas de vencimiento y recordatorios:  Permite configurar recordatorios para asegurar que las tareas se completen a tiempo.  
  • Integración con calendarios:  Se integra con diversos calendarios externos, como Google Calendar, lo que permite visualizar y sincronizar las fechas de vencimiento y eventos importantes directamente desde la plataforma de Trello. Esto facilita la gestión del tiempo y la programación de actividades. 
  • Listas de comprobación (Checklists) y seguimiento de progreso: Dentro de cada tarjeta, se puede crear checklists para dividir las tareas en pasos más pequeños y realizar el seguimiento del progreso. Esto permite desglosar las actividades complejas en partes más pequeñas. 
  • Potenciadores (Power-Ups) y complementos:  Ofrece una amplia variedad de potenciadores y complementos que permiten ampliar las funcionalidades de la plataforma. Estas integraciones incluyen herramientas de análisis, gestión de recursos, automatización de tareas, entre otras opciones, que pueden adaptarse a las necesidades específicas de un proyecto. 

Trello no pretende reemplazar a otras herramientas de gestión de proyectos, como Planner, sino complementarlas y ofrecer una alternativa flexible y poderosa. Si ya se utiliza Planner, considere las ventajas que Trello puede aportar, como una interfaz visual más intuitiva, una mayor personalización y la posibilidad de integrar diferentes servicios. 

En resumen, Trello es una herramienta versátil y efectiva para la gestión de proyectos colaborativos. Su enfoque visual, flexibilidad y características personalizables lo convierten en una opción destacada para optimizar la organización, la colaboración y la productividad del equipo. Si se busca mejorar la forma de gestión de proyectos y promover mayor eficiencia en el entorno de trabajo, se puede considerar la implementación de Trello como una opción valiosa. 

Finalmente, como parte de las actividades desarrolladas en la Coordinación de Innovación Digital, de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas, se ha desarrollado un tutorial sobre el uso de Trello. El tutorial proporciona instrucciones paso a paso permitiendo a los usuarios de la biblioteca contar con un recurso para el aprendizaje en la utilización de esta herramienta. Esta iniciativa y la presente nota tienen el propósito difundir y promover el uso de Herramientas Digitales en la Investigación. 

Referencias: 

Atlassian. (n.d.). Trello | Atlassian. https://www.atlassian.com/es/software/trello 

Biblioteca Daniel Cosio Villegas. (2023, May 15). Tutorial Básico de Trello [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=aN0NsD3-mHc 

Guías de Trello: Introducción a Trello | Trello. (n.d.). https://trello.com/es/guide 

Paredes, L. (2020). How to Use Trello Boards to Keep Organized. FreeUp. https://freeup.net/blog/freelance-tips/how-to-use-trello-organized/ 

Qué es Trello: descubre sus funciones, usos y todo lo que ofrece | Trello. (n.d.). https://trello.com/es/tour 



Citar este post
Eime Javier Cisneros Brito (2023, 31 mayo). Trello: herramienta para la gestión de proyectos colaborativos  Amontonamos las palabras: Blog de la Biblioteca de El Colegio de México. Recuperado 20 de junio de 2024, de https://doi.org/10.58079/lwg1

Eime Javier Cisneros Brito

Especialista en sistemas y desarrollo web en El colegio de México.

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