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La “comunidad designada” en la preservación digital: ¿para quién preservamos?

De manera tradicional en el campo de la preservación y la conservación en bibliotecas, archivos y museos, la definición de estrategias, métodos y técnicas para la conservación de los materiales, se ha enfocado en el objeto físico, su estado de conservación, su ambiente de almacenamiento. Una interpretación de sus propias necesidades de acuerdo con una apreciación esencialista del mismo, su interpretación como objeto de la cultura y su situación en contextos de producción.  

Sin embargo, a partir de la publicación en 1999 de la norma internacional conocida como OAIS, por el acrónimo de Open Archival Information System, se abrió para la preservación digital un camino fundamental hacia un enfoque basado en el usuario de la información. (International Organization for Standardization, 2025). Esto ocurrió al colocarse en el centro del sistema teórico de esta norma OAIS, el concepto de “comunidad designada” (CD), cuyo uso se reitera hasta la edición más reciente del presente año 2025. La CD es, grosso modo, el conjunto de aquellos usuarios a los que están destinados los servicios que la preservación digital debe brindar, y es fundamental a la hora de analizar cómo se estructuran y se brindan servicios en los repositorios digitales de información. (Frank y Rothfritz, 2022). El propósito de esta nota es resaltar la relevancia de este cambio de enfoque y su relación con el concepto de CD.

¿Por qué ocuparnos del concepto de Comunidad Designada?

En los más de 25 años  que ya tiene el concepto de CD como parte de OAIS, se le ha prestado menos atención que a otros, tales como los de “paquete de información”, las funcionalidades del sistema, o el propio concepto de “preservación digital”. En adición, falta mucho camino por recorrer en cuanto a su operacionalización para la práctica, pues a pesar de que la norma lo introduce, como en otros casos no hace una propuesta de aplicación del mismo, y posiblemente también porque los conocimientos que se requieren para trabajar con el concepto de comunidad y otros aledaños, provienen además de la sociología y de la antropología y no están aún incorporados de manera profunda dentro del acervo de conocimiento de la especialidad de la preservación digital.

Por lo anterior, vale la pena proponer aquí un breve abordaje del concepto, que contribuya a darlo a conocer en el espacio de difusión más amplio que este blog representa y del que participan muchas especialidades dentro del campo de las ciencias de la información que podrían contribuir a su construcción. En el entorno de las bibliotecas académicas, el discurso acerca del usuario está conformado también por estudiosos y practicantes de las ciencias de la información en las más diversas especialidades, historiadores, desarrolladores del campo de las ciencias de la computación, estudiosos de los medios y, de manera indirecta, los usuarios de los servicios de información, además de los propios preservadores digitales. Esperamos por tanto que, con la introducción de este concepto, contribuyamos en alguna manera al diálogo y la construcción de este discurso colectivo acerca del usuario.

El concepto de la CD según la OAIS

¿Qué es la Comunidad Designada, según OAIS? Es “un grupo identificado de consumidores que deberían poder comprender un conjunto específico de información, tal como se ejemplifica en los Objetivos de Preservación. La Comunidad Designada puede estar compuesta por múltiples comunidades de usuarios. El Archivo define una Comunidad Designada, y esta definición puede cambiar con el tiempo.” (ISO, 2025: 1-11). La CD es, entonces, un subgrupo de aquellas personas o sistemas que desempeñan el papel, la función o el rol de consumidores de la información que resguarda el sistema de preservación . Entre todos los consumidores potenciales, la CD está formada solamente por aquellos “consumidores esperados”, y son estos para los cuales el sistema de preservación digital asume la responsabilidad de garantizar la disponibilidad y comprensibilidad de los contenidos digitales que se coleccionan. Valga decir que en contextos tales como las bibliotecas académicas, podrían coincidir miembros productores con miembros de la CD, una misma persona puede ser tanto productor como parte de la CD, como suele ocurrir, por ejemplo, en el caso de los datos de investigación en formato digital. Este último elemento resulta muy relevante, como se verá, en la determinación de la información necesaria para garantizar la comprensibilidad de la información digital que preservará a largo plazo. Entonces, el concepto de CD es importante porque, no solo define a quién está dirigido el trabajo de la preservación digital, sino que también determina, con la mirada puesta en los usuarios de la información:

1) Cómo y por qué se seleccionan, organizan y mantienen los recursos digitales a lo largo del tiempo, qué tipos de materiales deben ser preservados y cuáles no,

2) Qué formatos, metadatos y documentación son necesarios para asegurar la comprensión y el acceso futuro,

3) Qué nivel de soporte técnico y contextualización se requiere para que el contenido sea realmente útil.

OAIS pretende generar un marco terminológico general para cualquier sistema de información que pretenda preservar a largo plazo información digital. Muy probablemente es por ello que no utiliza el término “usuarios”, históricamente utilizado dentro del campo de la bibliotecología para expresar quiénes son los consumidores de la información a la que brindan acceso, p  Haciendo un paralelo con el término “usuarios” en la bibliotecología, la CD no sería la totalidad de los usuarios de una biblioteca, por ejemplo, sino solo una parte de estos: aquella para las cuales determinados contenidos digitales van a ser preservados a largo plazo. En cierto sentido es coincidente con el término “usuario potencial” o “usuarios potenciales” de una colección, conjunto de información o incluso de documento individual, y se requiere que el sistema de preservación determine y trabaje con una definición muy precisa de estos. Una misma biblioteca, archivo o museo, podría tener una o varias CD, de acuerdo con la colección, parte de la colección o documentos individuales de que se trate. Lo que no hemos visto ocurrir aún y que sería muy útil a nuestro juicio, es una transición asentada del conocimiento generado desde los estudios de usuarios que se han realizado tradicionalmente en las ciencias de la información, y específicamente en la bibliotecología o, para que ese conocimiento aporte a la construcción del concepto de CD en repositorios y ambientes de preservación digital.

Relación entre la CD y un sistema OAIS

Existe lo que podemos llamar una relación de doble determinación entre el  sistema OAIS o “archivo” en el sentido estricto en que OAIS lo utiliza, y la CD, en la que ambos componentes se determinan mutuamente o se co-determinan. Esto ocurre en primer lugar desde la definición que da la norma de lo que es un sistema OAIS o “archivo”, enunciada así: “la organización que ha aceptado la responsabilidad de preservar la información y ponerla a disposición de una Comunidad Designada.” (ISO, 2025: 1-1). Es decir, el OAIS o “archivo” se define por su función específica respecto a una comunidad designada. Pero por otra parte, es el propio OAIS o archivo quien define a la CD: “un OAIS es responsable de definir la Comunidad Designada y su Base de Conocimiento asociada, para quienes el a  preserva la información.”

La definición de la CD y de su base de conocimiento es un paso obligatorio en un programa de preservación digital. Esta definición puede atravesar un proceso de negociación con quien ofrece financiamientos y/o con otros interesados o derechohabientes sobre la información a preservar. Una de las estrategias empleadas en la práctica ha sido utilizar un concepto muy amplio de CD, como aquel de “público en general”. Ampliar tanto a la CD, dice la norma, puede reducir la preocupación de que se cuente a largo plazo con toda la información necesaria “y también mejorar la probabilidad de que la información sea comprensible para todos en la comunidad original” (ISO, 2025: 3-4). Sin embargo, no sería un asunto de cambiar la definición, porque la definición de CD determina el mínimo de información que debe ser mantenida para la preservación digital, por lo tanto esa comunidad tan amplia implica una práctica que podría ser mucho más demandante por la cantidad y calidad de información de preservación que se necesita incluir en los paquetes de preservación; es decir, se requerirían diseños de paquetes de información más complejos y mucho más trabajo de preservación para una CD de público en general, que los necesarios al considerar una CD más precisa o concreta, como puede ser, por ejemplo, una comunidad específica de científicos. Todo ello tiene agudas implicaciones en cuanto a espacio de almacenamiento necesario, horas de trabajo, procesos a realizar sobre la información, cuestiones legales y éticas a atender, por lo que una agudeza en la determinación de la CD sería a nuestro juicio lo más recomendable.

CD para la información digital

Ahora bien ¿Qué pasa con la definición de CD en el caso de aquellos archivos cuyas colecciones son compartidas, o que forman parte de proyectos colaborativos de colección de información digital? En cuanto a eso OAIS nos habla de archivos que tienen una CD local y una CD global: la primera es aquella comunidad original a la que sirve el archivo, y la segunda es una CD extendida, la que accedería al documento a través de las plataformas de los proyectos colaborativos. En estos casos, dice la norma, usualmente tienen prioridad las necesidades de información de la CD local por sobre la CD global.

El concepto de CD es estructurante para los repositorios digitales, porque define el objetivo mismo del mantener de la información, cuando estos poseen entre sus pretensiones el brindar acceso a largo plazo la documentación digital que poseen, tal como es el caso de la mayoría de los repositorios institucionales académicos que ofrecen acceso a datos de investigación o la producción institucional universitaria a sus usuarios (Boutard, 2020). En palabras de OAIS la información digital incluida en el repositorio debe “mantenerse accesible para, comprensible por, y suficientemente usable por, la CD a largo plazo” (ISO, 2025: 1-15). Es en función de esos elementos que se prueba la efectividad o utilidad de un repositorio para que sea confiable. Dicha evaluación resulta altamente compleja, más cuando OAIS se refiere claramente a un tipo específico de “comprensión”: la información debe ser “independientemente comprensible por una Comunidad Designada” (ISO, 2025: 1-13). Esto significa que la información debe tener la característica de ser lo suficientemente completa como para ser comprendida por esa CD sin “tener que recurrir a recursos especiales que no están ampliamente disponibles, incluidos determinados individuos” (ISO, 2025: 1-12).

La propia norma reconoce el carácter subjetivo que tiene establecer sobre cuánta información se debe incorporar a los paquetes de información para cumplir con la comprensibilidad para cualquiera que sea la CD definida: “el grado en que la Información de Contenido y su PDI asociada transmiten información a una Comunidad Designada es, en general, bastante subjetivo. Sin embargo, es esencial que un Archivo tome esta determinación para maximizar la preservación de la información.” (ISO, 2025: 3-4). Precisamente ese carácter subjetivo, muy dependiente de la apreciación individual del preservador digital y de cómo este considere que debe conformar los procesos para determinar cuál es la CD y sus necesidades, entre otras cosas, es el que introduce una dimensión más compleja a la hora de diseñar y conformar los paquetes de información para la preservación a largo plazo. Uno de los objetivos del campo de la preservación digital debe ser desarrollar ciencia para reducir desde la aplicación de teoría, métodos y técnicas científicas, el margen de subjetividad es al que se refiere la norma.

En cuanto a la dimensión temporal, es fundamental considerar que la CD puede cambiar con el tiempo, ya sea porque se reactualicen los procesos de negociación para definir la CD, porque cambien quiénes son los integrantes de dicha comunidad, porque se transforme el tipo de uso o necesidad que la comunidad tiene sobre el objeto digital y, finalmente, porque se transforme su base de conocimiento (ISO, 2025: 1-1; 2-9). La posibilidad de que ocurran todos esos cambios en la CD complejiza el análisis en la preservación digital. La disciplina debe considerar no solamente los cambios tecnológicos que ocurren, y que son causa fundamental de la fragilidad de la información digital, sino que el punto de vista o la base de conocimiento desde los cuáles los objetos digitales son comprendidos, leídos, entendidos, también puede cambiar (Baker, Duerr y Parsons, 2015). Así es que, parte de las tareas de planificación de la preservación digital es documentar (ISO, 2025: 4-6) y monitorear la tecnología y, de igual modo, a la CD, como puede apreciarse en la figura 1 de la presente nota que reproduce tal cual la figura 4-6 del documento original de OAIS donde se detallan  dichas tareas y donde se puede observar la función central del monitoreo de la CD. Se puede predecir que el interés de monitorear a la CD sería compartido por la preservación digital con aquellas estructuras de bibliotecas, archivos y museos que se encuentran dedicadas directamente al servicio a los usuarios, por lo cual estos estudios podrían emprenderse tal vez de manera conjunta, articulando metodologías que satisfagan varios objetivos.

Figura 1. Funciones de la Entidad Funcional Planificación de la Preservación, donde se aprecia el papel central de Monitorear la Comunidad Designada, marcada en verde por esta autora. Tomado textualmente de ISO (2025).

Para finalizar… por el momento

La CD es un concepto fundamental para organizar las prácticas  de las instituciones de información y memoria respecto a sus recursos digitales, no solo para la actividad propia de la preservación digital, sino para la gestión de colecciones, la organización de la información y la gestión de repositorios digitales de diversos tipos. Existe la potencialidad de abordarla en la práctica desde los conocimientos clásicos de la bibliotecología y las ciencias de la información apelando a su experiencia en los estudios de usuarios y trayendo a los mismos nuevo conocimiento procedente de otras ciencias sociales como la sociología y la antropología a fin de abordar su construcción desde la idea de la comunidad o comunidades, y del medio digital. Este camino nos coloca en el centro una pregunta fundamental a la cual estamos llamados a responder de manera conjunta quienes nos encargamos del trabajo con las colecciones digitales en tales instituciones de información,  cada día con más urgencia, de una manera precisa, profunda y completa: ¿A quién o para quién brindaremos acceso hoy y en el futuro a nuestras colecciones digitales?

Bibliografía citada

Baker, K. S., Duerr, R. E., y Parsons, M. A. (2015). Scientific knowledge mobilization: Coevolution of data products and designated communities. International Journal of Digital Curation, 10(2), 110–135. https://doi.org/10.2218/ijdc.v10i2.365

Boutard, G. (2020). Alter-value in data reuse: Non-Designated Communities and Creative Processes. Data Science Journal, 19(1), 23. https://doi.org/10.5334/dsj-2020-023

Frank, R. D., y Rothfritz, L. (2022). Designated community: Uncertainty and Risk. School of Information Sciences – Faculty Publications and Other Works. University of Tennessee. https://trace.tennessee.edu/utk_infosciepubs/467

International Organization for Standardization. (2025). Space data system practices – Reference model for an Open Archival Information System (OAIS) (ISO Standard No. 14721:2025, 3ra. ed.). ISO. https://www.iso.org/standard/87471.html

 


OpenEdition le sugiere que cite este post de la siguiente manera:
Arien González Crespo (24 de noviembre de 2025). La “comunidad designada” en la preservación digital: ¿para quién preservamos? Amontonamos las palabras: Blog de la Biblioteca de El Colegio de México. Recuperado 12 de diciembre de 2025 de https://doi.org/10.58079/1579z


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