Biblioteca Académica: planear porque “el tiempo y la marea no esperan a nadie”

Se inicia un nuevo año y, la mayoría de nosotros, intentamos definir lo que haremos a lo largo de él, revisamos lo que hicimos el año anterior y lo que nos hubiera gustado concluir, intentando establecer por qué no fue posible lograrlo. Con entusiasmo nos fijamos propósitos, como el que ahora sí seremos ordenados y que planearemos adecuadamente para lograr nuestras  metas. Si este proceso reflexivo es básico  para nuestra vida personal, lo es más para una organización en la que es vital definir las metas por alcanzar, estimar los recursos humanos y financieros que serán necesarios, así como prever, hasta donde sea posible, los hechos que pueden afectar el logro de las metas. A propósito de esto, me gustó encontrar este párrafo escrito por Haruki Murakami que, sin ser administrador, menciona:

para que el tiempo se convierta en un aliado debemos ser capaces de controlarlo hasta cierto punto. No podemos dejar que sea el tiempo el que lo controle todo. Esto denotaría una actitud pasiva. Hay un dicho japonés que me gusta: ‘El tiempo y la marea no esperan a nadie’. Si no tienen intención de esperarnos, debemos tenerlo en cuenta, elaborar un plan, ser activos y dinámicos, cargarnos de intenciones. En suma, apartar de nosotros la pasividad (MURAKAMI, 158-159)

 

Como podemos ver, la planeación es un proceso activo, en la medida en que la tengamos presente en cada una de nuestras actividades estaremos en posibilidad de emprender acciones reduciendo el nivel de incertidumbre y nos dará elementos para evaluar nuestros logros.

En una colaboración anterior en este Blog, titulada “Diseñando el futuro de una bIblioteca académica” mencioné la importancia de diseñar el futuro, tomando en consideración la literatura de la especialidad y las tendencias mundiales para la planeación estratégica, de manera que la biblioteca académica proyecte lo que desea para el futuro, tomando en consideración  su relación con la institución de la que forma parte, a fin de estimar  los recursos e infraestructura que requerirá para cumplir su compromiso con su comunidad y con la sociedad.  Con esto en mente, en el año 2010, los miembros del Personal Académico de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas (BDCV) decidimos llevar a cabo la definición del Plan Estratégico 2010-2020. A siete años de su puesta en marcha, estamos convencidos de que fue un ejercicio exitoso y muestra de ello son los resultados obtenidos a  lo largo de estos años, el principal de ellos: mantener el liderazgo como biblioteca académica.

Conscientes de la utilidad que tiene compartir las mejores prácticas, hemos decidido publicar los resultados de  esta experiencia así como las bibliografías que sirvieron de base para el análisis, mismas que se publicarán como entradas en este Blog, en fechas próximas. Ojalá resulte de su interés y les sirva para sus actividades de planeación.

Para los colegas que nos leen en otros países, debo resaltar que, en México, el caso de la BDCV debe considerarse como una excepción dentro del sistema de bibliotecas de educación superior. Existen distintos factores que le permiten ser eficiente y adaptarse a los cambios provocados por las fuerzas internas y externas que la afectan, por ejemplo: su personal cuenta con estatus académico igual al de los profesores investigadores; el apoyo financiero destinado al acceso a recursos de información es visto como prioridad; el modelo educativo de la institución privilegia el uso de la biblioteca; las características  de su colección, los servicios que ofrece y  la forma en que su comunidad entiende y valora el papel de la biblioteca; la comunidad de usuarios interna  es relativamente pequeña (550   alumnos y 300 profesores investigadores) lo cual permite diseñar servicios que pueden ofrecerse de manera personalizada. Sin embargo, es importante tomar en cuenta que la vocación del COLMEX como entidad pública, comprometida  con brindar atención a usuarios externos de otras instituciones académicas del país, lo obliga a diseñar servicios para una comunidad más amplia pues el 35% de nuestros servicios están dirigidos a usuarios externos.

A continuación describiré el proceso que seguimos para elaborar la visión de futuro que nos ha servido de eje para la planeación anual en la BDCV.

 

Definición de grupos de trabajo y actividades para la planeación estratégica

Con la  participación de 18 bibliotecarios profesionales y 2 especialistas en cómputo, se conformaron 4 grupos de trabajo cuyo objetivo fue: “Elaborar un documento en el que se sinteticen las tendencias en cada área y se identifiquen las estrategias que la Biblioteca debería seguir para mantener su posición en los siguientes años a fin de establecer el modelo de biblioteca para el 2020”.

Se procuró que en los grupos  participara al menos: un catalogador/clasificador, un bibliógrafo, un especialista en cómputo o bibliotecario con conocimientos en esta área. La Directora de la Biblioteca y los Coordinadores, que actuaron como líderes de grupo, definieron  las áreas que se analizaron: organización de la información (1); servicios (2); análisis organizacional (3) y evaluación (4).

Para llevar a cabo la exploración y análisis de los temas se definieron las siguientes actividades:

  •      Revisión de la literatura
  •      Mapeo de los temas
  •      Discusión de los resultados
  •      Integración de la información

 

Cada grupo se dio a la tarea de buscar la bibliografía publicada entre el 2004 y el 2010, sobre el área asignada, identificando aquellos textos que tuvieran carácter de revisión de la literatura y/o mostraran las tendencias para el futuro. Los títulos seleccionados fueron distribuidos entre el grupo para, después de su lectura discutirlos y retomar los aspectos más importantes a los que hacían referencia. A partir de lo anterior,  se identificaron referencias adicionales incluidas en ellos, mismas que fueron integradas al proceso de revisión.

 

Cada documento fue consignado en un manejador de referencias:

  • Se elaboró el registro con resumen y  palabras clave.
  • Se redactaron resúmenes y  palabras clave de manera normalizada.
  • Se integraron los resultados en un sitio web donde quedó evidencia del trabajo realizado.
  • Se identificaron los conceptos y autores claves para el área de análisis.
  • Se redactaron enunciados que dieran cuenta de la tendencia.

 

Al finalizar esta etapa, cada uno de los grupos presentó a todos los involucrados en el proyecto los resultados obtenidos; se hicieron observaciones y comentarios a cada uno de los trabajos, mismos que se integraron a las versiones finales de las Bibliografías que ustedes tendrán oportunidad de revisar en próximas entradas de este Blog. Además de las referencias bibliográficas, los resúmenes y palabras clave, el trabajo se enriqueció con los comentarios y anotaciones que cada grupo decidió incluir en su bibliografía.

 

A partir la información compilada se sintetizaron las ideas para elaborar las tendencias y se agruparon tomando en cuenta las líneas estratégicas del  Plan de Desarrollo 2007-2010, y, en los casos en que las tendencias apuntaban a una línea no considerada en el plan, se evaluó la pertinencia de integrarla como nueva en una versión preliminar del Plan Estratégico 2010-2020 de la BDCV, el cual fue discutido por el Pleno del Personal Académico de la Biblioteca hasta su aprobación. Al concluir la publicación de las cuatro bibliografías de los grupos, en este Blog, se comentará la fase final del proceso de planeación y daremos a conocer el Plan Estratégico.

 

Esperamos que estos apuntes les sean útiles en este inicio de año, que espero sea feliz.

 

Notas:

  1. Grupo 1:  integrado por Reinaldo Castro Reyes, Claudia Escobar Vallarta, Carmen Yasmina López Morales, Jericó Luna Huerta, Juan Miguel Palma Peña y  Claudia Rivera Sánchez.
  2. Grupo 2: integrado por Reynaldo Figueroa, Lourdes Guerrero, Francisco Mejía, Eduardo Ruvalcaba y Edgar Otoniel Vargas.
  3. Grupo 3:  integrado por Tomás Bocanegra, Micaela Chávez, Lourdes Quiroa, Camelia Romero y Guadalupe Vega. G
  4. Grupo 4: integrado por Noé Ángeles Escobar,  Heshmatallah Khorramzadeh, Alberto Santiago Martínez, Carolina Palacios Salinas, Álvaro Quijano Solís.

 

Referencia:

Haruki Murakami (2017) De qué hablo cuando hablo de escribir. Tusquets.

 

Cita este artículo como: Micaela Chávez Villa, "Biblioteca Académica: planear porque “el tiempo y la marea no esperan a nadie”," en Amontonamos las palabras: Blog de la Biblioteca de El Colegio de México, 17 enero, 2018, https://bdcv.hypotheses.org/936.

Micaela Chávez Villa

Directora de la Biblioteca Daniel Cosío Villega de El Colegio de México. Desde 1990 ha dirigido diversos proyectos digitales dedicados a la difusión de recursos académicos. Ha hecho contribuciones significativas en el desarrollo de bibliotecas digitales en el país y es un miembro activo del Comité para el desarrollo del portal de Letras Mexicanas, de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, el Seminario de Adquisición de Materiales Latinoamericanos, la Red Amigos, el Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios y la Red Mexicana de Repositorios Institucionales.

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Directora de la Biblioteca Daniel Cosío Villega de El Colegio de México. Desde 1990 ha dirigido diversos proyectos digitales dedicados a la difusión de recursos académicos. Ha hecho contribuciones significativas en el desarrollo de bibliotecas digitales en el país y es un miembro activo del Comité para el desarrollo del portal de Letras Mexicanas, de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, el Seminario de Adquisición de Materiales Latinoamericanos, la Red Amigos, el Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios y la Red Mexicana de Repositorios Institucionales.

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3 Respuestas

  1. Armando Arcia Jimenez dice:

    Soy bibliotecario de una biblioteca universitaria, y me parece perfecto lo que plasmaron en su Plan estratégico con el apoyo y compromiso de la comunicad académica y de personal bibliotecario profesional en aras de una visión futurista que implica la implementación de las TIC´S en el uso, manejo y divulgación de la información .

    • Micaela Chávez dice:

      Agradezco mucho su comentario. Como complemento a esta nota estamos publicando las bibliografías comentadas que dan sustento a nuestra toma de decisiones, ojalá sea de su interés consultarlas.

  2. Guadalupe dice:

    Estimada Mica, gracias por este recuerdo. Considero que una buena parte de lo que se construimos en ese momento se derivo del intercambio de ideas y de la reflexión sobre nuestra práctica diaria. Es en ese entorno mental colectivo que surgieron las ideas y las interpretaciones.

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